Головна » До уваги державних реєстраторів (нотаріусів)!!!

До уваги державних реєстраторів (нотаріусів)!!!

   Інформуємо, що згідно з цим Порядком та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5), документи у сфері державної реєстрації прав (реєстраційна справа/документи для доручення до сформованої реєстраційної справ), що передаються органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна, повинні бути належним чином оформлені та містити:

   1. Опис вкладення, який підписується державним реєстратором та скріплюється печаткою, та який має містити повний перелік документів, які передаються, із зазначенням кількості аркушів кожного окремого документа, прізвища, імені та по батькові державного реєстратора прав на нерухоме майно, який передає зазначені документи, та повного найменування відповідного органу державної реєстрації прав, найменування нотаріальної контори або назви нотаріального округу;

   2. Внутрішній опис документів справи (додаток 1);

   3. Оригінал заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень з підписом заявника та відмітками про отримання оригіналів поданих документів та результатів розгляду заяви;

  4. Оригінали документів, що підтверджують сплату адміністративного збору та внесення плати за надання інформації з Державного реєстру прав (або копія документу, що підтверджує право на звільнення від сплати адміністративного збору та внесення плати за надання інформації з Державного реєстру прав);

   5. Копії паспорту, картки платника податків заявника, довіреності (у випадку подання заяви уповноваженою особою), виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (у випадку подання заяви уповноваженою особою юридичної особи);

   6. Оригінали поданих заявником для проведення державної реєстрації прав документів, які не підлягають поверненню, та/або копії поданих заявником для проведення державної реєстрації прав документів, які підлягають поверненню;

   7. Пошуки заяв у базі даних заяв, інформація з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, Реєстру прав власності на нерухоме майно, Державного реєстру Іпотек, Єдиного реєстру заборон відчуження об’єктів нерухомого майна (за об’єктом та за суб’єктом);

   8. Відповідне рішення державного реєстратора;

  9. Інші документи, що були видані, оформлені під час проведення державної реєстрації прав (інформаційна довідка з Реєстру речових прав тощо).

  10. Засвідчувальний напис справи (додаток 2).

   Реєстраційна справа формується державним реєстратором (нотаріусом).

  З метою забезпечення порядку розташування документів у реєстраційній справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо (п.2.3. Порядку ведення архіву реєстраційних справ, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 14 листопада 2011 №3319/5).

    Документи, що містяться у справі, оправляються у тверду обкладинку з картону підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів. Кількість прошитих аркушів скріплюється підписом і печаткою, на прошитому документі здійснюється напис: "Всього прошито і пронумеровано _____ аркушів", зазначається посада, прізвище, ініціали особи та дата.

   Оформлення обкладинок (титульних аркушів) реєстраційних справ виконують за відповідною формою (додаток 3).

     Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки (глава 2 розділ VI Наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»).

   Під час оправлення документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

   Облікова справа є формою групування документів, що були видані, оформлені або отримані під час розгляду заяв (запитів), за результатом розгляду яких не прийнято рішення про державну реєстрацію прав та їх обтяжень в Державному реєстрі прав або прийняте рішення про державну реєстрацію прав та їх обтяжень в спеціальному розділі Державного реєстру прав, в тому числі за результатом розгляду заяви про взяття на облік безхазяйного нерухомого майна. Державний реєстратор присвоює кожній обліковій справі реєстраційний номер, який відповідає реєстраційному номеру заяви (запиту), щодо якої така справа відкрита (пункт 59 Постанови Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2011 року № 1141 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно»). Ведення облікових справ забезпечується усіма суб’єктами державної реєстрації прав, фронт - офісами та нотаріусами самостійно, тобто облікові справи не підлягають передачі суб’єкту державної реєстрації прав, що забезпечує ведення реєстраційних справ (п. 25 Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, п. 13 Порядку надання інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України № 1127 від 25.12.2015 року «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень»).

   За роз’ясненнями та додатковою інформацією просимо звертатися у відділ державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень Луцької міської ради, який знаходиться за адресою: м. Луцьк, вул. Січова, 22а, каб.103, тел.. 75-10-37.

 

   Відділ державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень Луцької міської ради