Додаток №31
 до рішення міської ради
від 30.08.2006	№5/9	
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ канцелярії апарату виконавчого комітету
Луцької міської ради	
І. Загальні положення
1.1.	Відділ канцелярії виконавчого комітету Луцької міської ради (далі за
текстом відділ) створений відповідно до рішення міської ради від 24.06.2006  №
3/1 „Про затвердження структури виконавчих органів ради, загальної чисельності
апарату ради та її виконавчих органів".
1.2.	Відділ є  структурним   підрозділом  апарату  виконавчого  комітету,
підзвітний і  підконтрольний міській раді,  підпорядкований міському голові,
виконавчому   комітету,   заступнику   міського   голови,   керуючому   справами
міськвиконкому.
1.3.	Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України; Законами
України "Про місцеве  самоврядування  в  Україні",  "Про  службу  в  органах
місцевого  самоврядування",  "Про  боротьбу     з  корупцією",  "Про  звернення
громадян"; Указом Президента України "Про додаткові заходи щодо реалізації
громадянами   конституційного   права   на   звернення",   Постановами   Кабінету
Міністрів України; "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах
державної   влади   і   місцевого   самоврядування,   об'єднаннях   громадян,   на
підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах
масової   інформації",   рішеннями   органів   виконавчої   влади   вищого   рівня,
рішеннями міської ради і виконавчого комітету,  розпорядженнями міського
голови, іншими нормативними актами та цим Положенням.
1.4.	На посаду начальника та працівників відділу призначаються особи, що
мають вищу освіту і необхідний стаж роботи за фахом. Усі працівники відділу
приймаються на посади і звільняються з посад міським головою.

1.5.	Міська рада створює умови для  нормальної роботи і підвищення
кваліфікації    працівників    відділу,    забезпечує    їх    окремим    приміщенням,
телефонним   зв'язком,    сучасними   засобами   оргтехніки,   транспортом   для
виконання службових обов'язків, законодавчими та іншими нормативними актами,
і   довідковими  матеріалами,   іншими   посібниками   і   літературою   з   питань
діловодства.
1.6.	Відділ використовує в роботі бланки,  печатку та штамп зі своїм
найменуванням.
2. Мета і завдання відділу
2.1. Забезпечення в Луцькій міській раді, виконавчих органах та структурних підрозділах ведення єдиного документообігу.

2.2.	Опрацювання та розгляд звернень громадян та юридичних осіб до
міського голови, секретаря Луцької міської ради, першого заступника міського
голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.
2.3.	Здійснення    контролю    за    забезпеченням    оперативного    вжиття
виконавчими органами міської ради, відповідно до їх повноважень, заходів щодо
розв'язання проблем, що спричинили звернення громадян та юридичних осіб,
вирішення порушених питань.
2.4.	Організація особистого прийому громадян, які звертаються до міського
голови, секретаря Луцької міської ради, першого заступника міського голови,
заступників міського голови, керуючого справами виконкому.
2.4.	Систематичне інформування засобів масової інформації про результати
розгляду звернень громадян та службових листів до міського голови, секретаря
Луцької міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського
голови, керуючого справами виконкому.
2.5.	Інформування територіальної громади міста Луцька про виконання
рішень Луцької міської ради, виконавчого комітету,  розпоряджень міського
голови та про інші питання, що стосуються діяльності відділу.
2.6.	Вивчення та узагальнення роботи виконавчих органів міської ради з
питань розгляду звернень громадян, юридичних осіб та організації особистого
прийому.
2.7.	Забезпечення роботи „прямої лінії" міського голови та інформаційно-
сервісного центру.
2.8.	Організація проведень засідань виконавчого комітету міської ради.
2.8. Відділ при виконанні покладених на нього функцій взаємодіє з структурними підрозділами, виконавчими органами Луцької міської ради та виконавчого комітету, підприємствами, установами, організаціями міста та об'єднаннями громадян.
3. Повноваження відділу
3.1.	Забезпечує   єдиний документообіг,  централізований  облік  звернень
громадян та юридичних осіб, адресованих міському голові, секретарю Луцької
міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови,
керуючому справами виконкому.
3.2.	Опрацьовує звернення  громадян, юридичних осіб та надає їх для
розгляду міському голові, секретарю Луцької міської ради, першому заступнику
міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому,
відповідно   до   розподілу   обов'язків   та   надсилає   (передає)   звернення   до
структурних підрозділів виконкому,  органів прокуратури,  суду, підприємств,
організацій та установ міста, відповідно до їх компетенції.
3.3.	Організовує особистий прийом громадян, які звертаються до міського
голови, секретаря Луцької міської ради, першого заступника міського голови,
заступників міського голови, керуючого справами виконкому.
3.4.	Проводить особистий прийом громадян, які звертаються до Луцької
міської ради.
3.1.	
3.5. Інформує громадян та юридичних осіб про результати розгляду їх звернень.
3.6.Організовує роботу інформаційно-сервісного центру.
3.7. Забезпечує роботу приймалень міського голови та заступників.
3.7. Контролює і вимагає від виконавчих органів Луцької міської ради, підприємств, організацій та установ комунальної власності своєчасного і повного виконання доручень міського голови, секретаря Луцької міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому наданих за зверненнями громадян та юридичних осіб.
•3.8. Аналізує та узагальнює проблеми, що порушені громадянами на особистих прийомах та у письмових зверненнях до міського голови, секретаря Луцької міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.
3.9.	Готує за результатами аналізу звернень громадян та юридичних осіб
аналітичні довідки, матеріали міському голові про кількість та характер звернень
громадян   та   юридичних   осіб,   що   надійшли   до   Луцької   міської   ради   та
виконавчого комітету.
3.10.	Вносить пропозиції міському голові, секретарю Луцької міської ради,
першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому
справами виконкому  щодо  поліпшення роботи зі зверненнями громадян та
юридичних осіб.
3.11.	Вносить   пропозиції   щодо   звітування   перед   міським   головою,
виконавчим   комітетом   міської   ради,   керівників   структурних   підрозділів,
виконавчих органів Луцької міської ради з питань роботи зі зверненнями громадян
та юридичних осіб.
3.12.	Здійснює систематичний контроль за проведенням особистих прийомів
керівниками структурних підрозділів, виконавчих органів Луцької міської ради.
3.13.	Забезпечує роботу „прямої лінії" міського голови, подає інформацію
міському голові з питань, які піднімалися у телефонних зверненнях громадян,
готує  відповідні  доручення  керівникам  структурних  підрозділів,  виконавчих
органів Луцької міської ради щодо оперативного вирішення порушених питань.
3.14.	Вивчає та готує матеріали для міського голови про роботу структурних
підрозділів щодо розгляду звернень громадян та юридичних осіб, організації
особистого прийому.
3.15.	Аналізує форми та методи роботи структурних підрозділів виконавчого
комітету Луцької міської ради щодо організації роботи зі зверненнями громадян
та юридичних осіб, надає їм консультативну, методичну та практичну допомогу.
3.16.	Перевіряє стан роботи зі зверненнями, організацію особистого прийому
у   структурних   підрозділах,   виконавчих   органах   Луцької   міської   ради,   на
підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності.
3.17.	Одержує від структурних підрозділів , підприємств, організацій та
установ    та посадових осіб необхідні для використання в роботі документи,
матеріали та інформацію.
3.18.	Залучає фахівців інших відділів для вирішення завдань, що належать до
компетенції відділу канцелярії.

3.19.	Бере участь у засіданнях виконавчого комітету, апаратних нарадах,
семінарах та інших заходах,  що проводяться виконавчим комітетом Луцької
міської ради з питань роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб.
3.20.	Готує проекти рішень і розпоряджень про стан роботи зі зверненнями
громадян та юридичних осіб, здійснює контроль за їх виконанням.
3.21.	Організовує проведення нарад, семінарів, навчань, інших заходів з
питань роботи зі зверненнями громадян та юридичних осіб.
3.22.	Забезпечує належне ведення діловодства у структурних підрозділах,
виконавчих  органах  Луцької  міської  ради     та  взаємодіє  в  своїй  роботі  з
керівниками цих органів.
3.23.	Забезпечує  контроль  за  правильністю   формування,  оформлення  і
зберігання справ, які підлягають здачі в архів та готує справи для передачі їх до
архівного відділу.
3.24.	Вивчає досвід роботи у сфері діловодства виконавчих комітетів інших
міст.
3.25.	Щомісячно,   щоквартально   аналізує   стан   роботи   із   зверненнями
громадян  та   юридичних   осіб   у   виконавчому   комітеті   міської   ради,   готує
аналітичні довідки керівництву про роботу відділу.
3.26.	Організовує  прямі телефонні  лінії  за  участю  міського  голови та
заступників,    виїзні    прийоми    громадян    керівництвом    міської    ради    на
підприємствах та установах.
3.27. Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами та виконавчими органами міської ради указів, актів, доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших органів вищого рівня, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
3.28.	Контролює     своєчасне    виконання     працівниками     структурних
підрозділів, виконавчих органів міської ради, на підприємствах, установах та
організаціях міста надісланих їм на розгляд заяв і скарг громадян та юридичних
осіб у відповідності до вимог чинного законодавства.
3.29.	Отримує у встановленому порядку від структурних підрозділів та
інших органів виконавчої влади документи, матеріали, інформацію, необхідні для
виконання завдань, покладених на відділ.
3.30.	Бере участь у перевірках діловодства щодо звернень громадян та
юридичних осіб у структурних підрозділах та виконавчих органах міської ради.
3.31.	Вимагає від структурних підрозділів, виконавчих органів міської ради
та інших організацій міста письмових пояснень про кожен випадок несвоєчасного
і  неякісного  розгляду  звернень  громадян та юридичних  осіб  для  доповіді
керівництву міської ради.

3.32.	Перевіряє окремі звернення громадян та юридичних осіб, що надійшли
на розгляд виконавчого комітету міської ради.
3.33.	Здійснює організаційні заходи для проведення засідань виконавчого
комітету міської ради та ведення протоколів засідань, відповідно до регламенту
роботи.
3.32.	
3.34.	Інформує  структурні  підрозділи,  виконавчі   органи міської  ради,
підприємства про дату та час засідання виконаного комітету міської ради та"
переліком винесених на розгляд питань.
3.35.	Готує   порядок   денний   засідання   виконкому,   подає   на   підпис
керівництву.
3.36.	Вичитує  проекти рішень виконавчого комітету та розпоряджень
міського голови на відповідність інструкції з діловодства та правилам сучасної
ділової української мови
3.37.	Здійснює     реєстрацію     підписаних     рішень     міськвиконкому,
розпоряджень міського голови та надає завірені копії цих документів структурним
підрозділам та виконавчим органам міської ради, підприємствам, організаціям та
установам, відповідно до компетенції..
3.38.	Приймає участь у підготовці питань, що відносяться до компетенції
відділу, на засідання виконавчого комітету міської ради.
3.39. Повертає на доопрацювання проекти рішень, розпоряджень, якщо в них допущено порушення інструкції з діловодства, помилки редакційного і граматично характеру.
3.40. Вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, притягнення до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання;
3.41. Вносить пропозиції щодо вдосконалення і покращення роботи з документами у Луцькій міські раді та виконавчих органах.
4.	Відповідальність
Відділ канцелярії несе відповідальність:
4.1.	За неякісне та несвоєчасне виконання завдань та обов'язків, покладених
на   відділ,   порушення   норм   етики   поведінки   посадових   осіб   місцевого
самоврядування і обмежень, пов'язаних з прийняттям на службу в орган місцевого
самоврядування та її проходженням.
4.2.	За недотримання вимог чинного законодавства.
4.3.	За порушення регламенту роботи виконавчого комітету Луцької міської
ради.
4.4.	За порушення конфіденційності інформації, яку одержує від громадян та
юридичних осіб.
5.	Структура відділу
5.1.	До складу відділу входять сектори:
-	сектор службових документів;
-	протокольний сектор;
-	сектор звернень громадян, а також секретарі-референти керівників.
5.2.	Структура відділу та положення про відділ затверджується рішенням
міської ради.
5.Ф. Посадові інструкції працівників сектору затверджуються розпорядженням міського голови.
5

5.4. Працівники відділу діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями.
6. Керівництво відділом
6.1.	Відділ канцелярії виконавчого комітету Луцької міської ради очолює
начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою.
6.2.	Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, несе
персональну   відповідальність   за   невиконання    або    неналежне    виконання
покладених на відділ завдань, реалізацію його повноважень дотримання трудової
дисципліни. Здійснює інші повноваження відповідно до чинного законодавства.
7. Заключні положення
7.1.	Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської ради в
установленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.
7.2.	Зміни  і   доповнення   до   цього   положення  вносяться   в   порядку,
встановленому для його прийняття.
Святослав Зелінський
Секретар міської ради