Додаток №35
до рішення міської ради
від 30.08.2006 №5/9

ПОЛОЖЕННЯ 
   про архівний відділ Луцької міської ради
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1.	Архівний відділ міської ради (далі-відділ) є виконавчим органом
Луцької міської ради,  підзвітний і підконтрольний раді, яка його утворила,
підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові.
1.2.	Відділ   у   своїй   діяльності   керується   Конституцією   України,
законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України,
рішеннями обласної ради, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету,
розпорядженнями міського голови, а також Положенням про архівний відділ
міської ради.
У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується наказами Держкомархіву України, Державного архіву області.
1.3.	Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.
1.4.	Кошторис доходів і видатків на утримання відділу та штатний
розпис відділу затверджується міським головою.
1.5.	Відділ   має  печатку   із      власним   найменуванням,   штамп  та
відповідні бланки.
1.6.	Діяльність архівного відділу здійснюється згідно затверджених
планів, узгоджених з керуючим справами виконкому та Держархівом області.
II. МЕТА І ЗАВДАННЯ ВІДДІЛУ.
Основними завданнями відділу є:
-	реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в
межах   своєї   компетенції,   здійснення   управління   архівною   справою   і
діловодством на території міста;
-	забезпечення дотримання законодавства України про Національний
архівний фонд та архівні установи;
забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.
Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

III. ПОВНОВАЖЕННЯ ВІДДІЛУ.
3.1.	Відділ складає і за погодженням Державним архівом області подає
на затвердження міському голові плани розвитку архівної справи в місті та
забезпечує їх виконання.
3.2.	Забезпечує облік, зберігання і охорону:
-	документів Національного архівного фонду, утворених у процесі
діяльності існуючих підприємств, установ, організацій і тих, що діяли раніше
на території міста;
-	документів особового походження, що надійшли до відділу;
-	фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста.

3.3.	Готує  матеріали  для  проведення  Державним  архівом  області
державної реєстрації документів   Національного архівного фонду фізичних
осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні
комплектування відділу.
3.4.	Інформує  Державний   архів   області   про   виявлення   архівних
документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про
продаж документів  Національного  архівного  фонду  з  метою  реалізації
переважного права держави на їх придбання.
3.5.	Складає і за погодженням з Державним архівом області подає на
затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій,
документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо
уточнення цього списку.
3.6.	Приймає  для   зберігання  документи  Національного   архівного
фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств,
установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх
об'єднань.
3.7.	Контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в
установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу,
незалежно  від  форм  власності,  роботу їх  архівних  підрозділів,  умови
зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні
прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
3.8.	Контролює   та   надає   консультативно-методичну   допомогу   в
організації діяльності міському трудовому архіву по особовому складу,
підпорядкованому виконавчому комітету міської ради та архівному відділу
міської ради.
3.9.	Інформує міську раду, Державний архів області про факти втрати,
знищення,     пошкодження     архівних     документів,     інші     порушення
законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
3.10.	Контролює роботу архівних підрозділів підприємств, установ і
організацій, умови зберігання документів в них, веде зведений облік архівних
документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні
підприємства, установи і організації (джерела комплектування відділу) та
подає відомості про них Державному архіву області.
3.3.	
3.11.	Готує та передає до Державного архіву області у визначені ними
терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до
них для постійного зберігання.
3.12.	Створює   і   вдосконалює   довідковий   апарат   до   документів
Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.
3.13.	Інформує     органи     державної     влади,     органи     місцевого
самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст
документів,  що зберігаються у  відділі, надає документи Національного
архівного   фонду   для   користування   фізичним   та   юридичним   особам;
публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи.
3.14.	Видає фізичним та юридичним особам в установленому порядку
архівних довідок, копій та витягів з документів, що зберігаються у відділі.

3.15.	Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
3.16.	Для  розгляду  питань,  пов'язаних  з  проведенням  попередньої
експертизи   цінності  документів  та  подання  її  результатів   на  розгляд
експертно-перевірної комісії Держархіву області, а також інших питань у
відділі створюється експертна комісія.
Положення та персональний склад експертної комісії затверджує начальник відділу на підставі типового положення, затвердженого Д ержкомархівом.
IV. ПРАВА ВІДДІЛУ.
Відділ має право:
4.1.	Отримувати     від     інших     виконавчих     органів     місцевого
самоврядування, а також від підприємств, установ, організацій незалежно від
форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію,
документи   та   інші   матеріали   щодо   зберігання   і   науково-технічного
опрацювання   документів   Національного   архівного   фонду   та   ведення
діловодства, а від місцевих органів державної статистики — безкоштовно
статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
4.2.	Давати у межах своїх повноважень підприємствам, установам і
організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, вказівки щодо
роботи їхніх архівних підрозділів та ведення діловодства.
4.3.	Вимагати  від власника документів,  від часу  створення яких
минуло понад 50 років, або в інших випадках, передбачених законодавством,
подання цих документів для організації експертизи їх цінності.
4.4.	Порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ,
які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду
або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів.
4.5.	Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до
документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.
4.6.	Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.
>г>   4.7.    Відвідувати архівні підрозділи і діловодні служби підприємств, установ та організацій міста незалежно від форм власності, що перебувають у

зоні комплектування відділу, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
V. СТРУКТУРА ВІДДІЛУ.
Структура архівного відділу затверджується розпорядженням міського голови.
Посадові інструкції працівників відділу затверджуються міським головою.
Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує міська рада.
VI.	КЕРІВНИЦТВО ВІДДІЛОМ.
6.1.	Відділ очолює начальник,  який призначається  на посаду     і
звільняється з посади міським головою.
6.2.	Начальник відділу:
-	здійснює    керівництво    діяльністю    відділу,    несе    персональну
відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
-	визначає посаді обов'язки і ступінь відповідальності його працівників;
-	представляє   інтереси   в   галузі архівної справи у   відносинах   з
юридичними та фізичними особами;
-	планує роботу і аналізує стан її виконання;
-	розпоряджається коштами відділу в межах затвердженого кошторису
витрат на його утримання.
6.3.	Статус посадових осіб відділу визначається згідно із Законом
України "Про службу в органах місцевого самоврядування".
VII.	ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ.
7.1.	Припинення    діяльності    архівного    відділу    здійснюється    за
рішенням міського голови, або у встановленому порядку відповідно до вимог
діючого законодавства України.
7.2.	Зміни і доповнення в дане Положення вносяться в порядку,
установленому для його прийняття.
Секретар ради
                                             Святослав Зелінський