1. Головна
  2. Міська влада

Регламент роботи виконавчого комітету Луцької міської ради

РЕГЛАМЕНТ
роботи виконавчого комітету та виконавчих органів
Луцької міської ради, затверджений рішенням виконавчого комітету
від 23.02.2017 № 110-1 (з врахуванням змін, внесених
рішеннями від 07.06.2017 № 307-1, від 14.09.2018 № 580-1)

1. Загальні положення

1.1.  Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (надалі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Луцької міської ради (надалі – виконком або виконавчий комітет) та виконавчих органів Луцької міської ради (надалі – виконавчі органи міської ради), міського голови, його заступників.

1.2.  Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради з питань реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому та виконавчих органів міської ради.

1.3.  Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у даний нормативний документ здійснюється за рішенням виконкому.

1.4.  У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконкому ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.

1.5.  Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників виконавчих органів міської ради та керівників комунальних підприємств, установ, закладів. Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причини є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.

 

2. Повноваження та склад виконавчого комітету міської ради, виконавчих органів міської ради. Розподіл обов'язків між міським головою, першим заступником та заступниками міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому

2.1.  Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

2.2.  Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

2.3.  Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

2.4.  Виконавчий комітет:

- розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території міста підприємствами, установами, організаціями, посадовцями і мешканцями міста;

- попередньо розглядає проекти міських програм економічного та соціального розвитку, цільових програм, міського бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;

- координує діяльність виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, заслуховує звіти їх керівників;

- організовує виконання рішень міської ради, а також затверджених міською радою планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.

2.5.  До складу виконавчого комітету входять:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- перший заступник міського голови, заступники міського голови, заступник міського голови, керуючий справами виконкому (надалі – заступники міського голови);

- інші члени виконкому, затверджені міською радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, підприємств та установ міста, представників громадськості, інших осіб.

Внесення змін до складу виконавчого комітету здійснюється за пропозицією міського голови рішенням міської ради.

2.6.  Очолює виконавчий комітет міський голова, який координує діяльність своїх заступників, забезпечує колегіальність в роботі, вдосконалення стилю і методів діяльності виконкому.

2.7.  Міський голова (протягом одного місяця з дня набуття повноважень) видає розпорядження про розподіл обов'язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з визначенням:

- їх повноважень і функцій;

- підпорядкованих виконавчих органів міської ради;

- переліку підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів міської ради;

- порядку заміщення міського голови, його заступників, у разі їх відсутності.

2.8.  У випадку відсутності міського голови його обов'язки виконує перший заступник міського голови.

2.9.  Виконавчий комітет є юридичною особою, має велику та малу гербову печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, реєстраційні та особові рахунки в органах державного казначейства.

2.10.  На будівлях, де розміщені виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, піднімається Державний Прапор України.

Перед адмінбудівлею міської ради та її виконавчого комітету поряд з Державним Прапором України та прапором міста Луцька під час прийому офіційних іноземних делегацій піднімається прапор країни, з якої прибула делегація.

В разі оголошення трауру Державний Прапор України та прапор міста Луцька приспускаються.

2.11.  Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.

2.12.  Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.

2.13.  Керівники виконавчих органів міської ради при проведенні перевірок, ревізій представниками органів виконавчої влади, працівниками контролюючих організацій, а також за письмовими зверненнями депутатів, керівників громадських та інших організацій зобов'язані доповісти про їх прибуття, цілі і плани міському голові, його заступникам (відповідно до питання перевірки) та надати відповідну інформацію заступнику міського голови, керуючому справами виконкому для внесення в журнал реєстрації перевірок.

2.14.  За дорученням міського голови, письмовими вказівками його заступників керівники виконавчих органів міської ради надають документи для ознайомлення, перевірки, аналізу представникам органів влади вищого рівня і контролюючих організацій і забезпечують необхідні умови їх роботи.

2.15.  Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради є державна.

 

3. Планування й організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

3.1.  Планування роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради є одним із основних засобів виконання стратегічного плану розвитку міста, програми економічного та соціального розвитку, міських цільових програм.

3.2.  Діяльність виконавчого комітету міської ради організовується відповідно до річного та квартальних планів.

3.3.  Плани роботи виконавчого комітету міської ради розробляються на основі рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови і заступників, пропозицій керівників виконавчих органів міської ради.

3.4.  План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:

- перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету міської ради та які пов'язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міста, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;

- перелік проектів галузевих та комплексних програм, а також питання про хід виконання вже ухвалених галузевих або комплексних програм;

- перелік заходів у сфері міжнародного співробітництва;

- перелік основних заходів державного, обласного та місцевого значення на відповідний плановий період.

3.5.  До плану роботи виконавчого комітету в обов'язковому порядку включаються питання:

- про план економічного і соціального розвитку міста, бюджет міста та підсумки їх виконання за квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік;

- про роботу виконавчих органів міської ради;

- про роботу підприємств, установ, закладів міської комунальної власності;

- план засідань комісій, комітетів, робочих груп, дорадчих органів, що утворені при виконавчих органах міської ради.

3.6.  Для підготовки проекту плану роботи виконавчого комітету міської ради керівники виконавчих органів міської ради не пізніше 5 числа місяця, що передує наступному кварталу, подають в організаційний відділ міської ради пропозиції відповідно до встановленої форми.

3.7.  Узагальнення пропозицій, формування планів роботи виконкому та узагальнення інформації про їх виконання здійснює організаційний відділ міської ради (далі – організаційний відділ).

Організаційний відділ готує проект рішення виконавчого комітету міської ради про план роботи виконкому.

3.8.  Проекти планів роботи заздалегідь розглядаються міським головою, його заступниками, потім доопрацьовуються з урахуванням внесених зауважень.

3.9.  План роботи виконавчого комітету на рік та на квартал затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради в установленому порядку.

Проект такого рішення вноситься на розгляд виконавчого комітету міської ради заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

3.10.  Копії рішення про план роботи виконавчого комітету загальний відділ направляє міському голові, його заступникам, членам виконавчого комітету, виконавчим органам міської ради в електронному вигляді.

3.11.  Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

Виконавчі органи міської ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають в організаційний відділ інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал. Якщо внесене до плану роботи виконкому питання не розглядалось у звітному періоді, керівник виконавчого органу у підсумковій інформації вказує причини зняття цього питання з розгляду або перенесення його на інший термін.

3.12.  Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконкому, який на вимогу членів виконкому інформує виконавчий комітет про виконання плану за минулий період.

3.13.  З метою організації ефективної роботи, реалізації цільових програм, виконання плану роботи виконкому міської ради, досягнення встановлених цілей, прийняття ефективних управлінських рішень та аналізу діяльності працівників виконавчі органи міської ради складають плани роботи на відповідний період.

Плани роботи виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, виходячи з принципів виробничої необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу приймає його керівник. Плани роботи виконавчих органів повинні бути узгодженими з планами роботи виконавчого комітету міської ради.

3.14.  Плани роботи виконавчих органів міської ради узгоджуються з міським головою, його заступниками відповідно до розподілу обов'язків та включають такі розділи:

- виконання рішень виконкому, міської ради та розпоряджень міського голови;

- організація нарад, семінарів, навчань або участь у них;

- організація засідання комісій або участь у них;

- виконання основних завдань, участь у заходах;

- робота над проектами та програмами;

- підготовка регуляторних актів;

- заходи щодо реалізації та виконання цілей якості тощо.

3.15.  План роботи виконавчого органу міської ради повинен мати таку структуру: зміст завдання, термін виконання, відповідальні за організацію та виконання, відмітка про виконання завдань.

Графа «відмітка про виконання завдань» заповнюється відповідальним виконавцем та є звітом про виконання поставленого завдання.

Керівники виконавчих органів міської ради здійснюють контроль та несуть відповідальність за виконання планів роботи. Виконавчі органи міської ради зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.

3.16.  Тижневі плани роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, складаються відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради, які їм підпорядковуються.

3.17.  Для підготовки плану заходів на наступний тиждень керівники усіх виконавчих органів міської ради щочетверга до 16.00 подають в організаційний відділ узгоджені з міським головою та (або) заступниками міського голови, секретарем міської ради пропозиції до плану заходів на тиждень, де вказуються: дата, час, назва заходу, місце проведення і відповідальний за його організацію.

Про участь у заході міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови обов'язково зазначається у поданих до плану заходів пропозиціях.

3.18.  Організаційний відділ, враховуючи зміст планів роботи міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради та виконавчих органів, складає зведений план заходів на наступний тиждень, в який включає перелік основних заходів загальноміського значення, і здійснює оперативний контроль за його виконанням та змінами у плані роботи.

3.19.  Тижневий план роботи перед його розповсюдженням погоджується заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

3.20.  Тижневий план роботи на паперовому носії подається міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови.

3.21.  Організаційний відділ заповнює у системі електронного документообігу відповідний календарний план роботи на наступний тиждень, вносить у нього оперативні зміни та доповнення.

 

4. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради

4.1.  Засідання виконавчого комітету міської ради є основною організаційно-правовою формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання.

4.2.  Скликає засідання виконавчого комітету міської ради міський голова відповідно до свого розпорядження або перший заступник міського голови, виконуючий його обов'язки.

Загальний відділ міської ради надсилає копії розпоряджень міського голови про призначення засідань виконавчого комітету (в електронному вигляді) виконавчим органам міської ради, членам виконавчого комітету та депутатам міської ради.

4.3.  Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться двічі на місяць: в першу і третю середу.

Підготовка засідань виконкому

4.4.  Підготовку засідань організовує заступник міського голови, керуючий справами виконкому.

4.5.  Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом організовують та контролюють заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради.

4.6.  При підготовці питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету керівник виконавчого органу міської ради (за чиєю ініціативою вноситься питання) в разі необхідності складає і затверджує у заступника міського голови, який контролює дане питання, план заходів щодо його підготовки і склад комісії, яка буде проводити необхідні перевірки стану справ у виконавчих органах міської ради, на підприємствах і в організаціях.

4.7.  В підготовці питань беруть участь виконавчі органи міської ради, підприємства та заклади міської комунальної власності, члени виконавчого комітету та депутати міської ради.

Члени виконавчого комітету міської ради завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проектами рішень через відділ звернень громадян департаменту «Центр надання адміністративних послуг в місті Луцьку».

Депутати міської ради, в разі внесення на розгляд виконавчого комітету питань, що належать до його повноважень, завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проектами рішень через відділ секретаріату міської ради.

За резолюцією міського голови проект рішення передається першому заступнику, заступникам міського голови (відповідно до розподілу обов’язків). Перший заступник (заступник) міського голови після попереднього розгляду проекту рішення направляє його керівнику відповідного виконавчого органу міської ради для детального вивчення та доопрацювання проекту (за узгодженням з розробником – депутатом, членом виконавчого комітету міської ради), згідно з вимогами чинного законодавства, Інструкції з діловодства та цього Регламенту, а також для здійснення процедури погодження проекту.

Загальний відділ міської ради контролює дотримання процедури погодження проекту рішення, встановленої Регламентом.

4.8.  До підготовки питань виконавчий комітет, інші виконавчі органи міської ради можуть залучати відповідних фахівців.

Порядок денний

4.9.  Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.

4.10.  Проект порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за 2 дні до засідання загальним відділом міської ради (далі – загальний відділ) під керівництвом заступника міського голови, керуючого справами виконкому.

4.11.  Проект порядку денного включає питання, з яких у загальний відділ подані проекти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту, в тому числі:

- питання з квартального плану роботи виконкому;

- питання, розгляд яких витікає з актів органів виконавчої влади, прийнятих після затвердження квартального плану;

- питання про хід виконання рішень міської ради, виконкому, органів виконавчої влади;

- питання, включення яких до порядку денного викликане необхідністю;

- питання щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб.

4.12.  Проект порядку денного засідання та проекти рішень виконавчого комітету розміщуються на офіційному сайті міської ради та надсилаються загальним відділом на електронну пошту членам виконавчого комітету, депутатам міської ради.

4.13.  Загальний відділ формує в електронному вигляді та надає за 2 дні до засідання членам виконавчого комітету матеріали, що включають проект порядку денного та проекти рішень виконкому.

Учасники засідання

4.14.  Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання виконкому здійснює загальний відділ.

Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за 1 день до засідання виконкому) інформують загальний відділ про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.

Загальний відділ інформує заступника міського голови, керуючого справами виконкому про участь членів виконавчого комітету у засіданні.

4.15.  Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального (персонального) складу виконавчого комітету.

4.16.  Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито, крім розгляду проектів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.17.  Засідання виконавчого комітету міської ради веде міський голова, а в разі його відсутності – перший заступник міського голови, виконуючий його обов'язки.

4.18.  Участь членів виконавчого комітету у засіданні визначається в результаті реєстрації за допомогою електронної системи та персональних карток.

Персональні картки, які містять номер та індивідуальний електронний код, закріплюються за членами виконавчого комітету під підпис.

Персональні картки зберігаються в загальному відділі та видаються членам виконавчого комітету на час проведення засідань. Члени виконавчого комітету використовують персональні картки лише для особистого голосування. В разі виходу персональної картки з ладу член виконавчого комітету голосує із застосуванням резервної картки, що видається йому працівником загального відділу. У випадках, коли член виконавчого комітету залишає зал під час засідання, його картка має бути вилучена із системи для голосування ним особисто або працівником загального відділу.

4.19.  На засіданнях виконавчого комітету міської ради присутній начальник юридичного управління або уповноважений ним спеціаліст юридичного управління, а також юристи виконавчих органів міської ради (під час розгляду проектів рішень, погоджених ними).

4.20.  На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутніми депутати обласної і міської рад, народні депутати України, представники акредитованих засобів масової інформації, а також запрошені керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій, громадяни.

4.21.  Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету, складається керівником виконавчого органу, відповідального за підготовку питання порядку денного, узгоджується із заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) і передається в загальний відділ разом з проектом відповідного рішення виконкому.

Інформування запрошених (згідно зі списком) здійснюють виконавчі органи міської ради, що готували проекти рішень та складали список запрошених, в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою).

4.22.  Ознайомлення з проектами рішень запрошених осіб до початку засідання забезпечують керівники виконавчих органів міської ради, які готують питання на засідання виконкому.

Проведення засідання виконкому

4.23.  Головуючий на засіданні виконкому:

- веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

- надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує наступного доповідача;

- вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до проектів рішень;

- вносить на голосування проекти рішень (за основу та в цілому);

- оголошує результати голосування з врахуванням показів електронної системи (рішення ухвалене; рішення не ухвалене);

- забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні.

4.24.  Члени виконкому на засіданнях виконавчого комітету:

- вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;

- можуть вимагати від доповідачів додаткових роз'яснень з питань порядку денного та проектів рішень;

- беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;

- у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;

- вносять пропозиції про зміни і доповнення в проекти рішень або про їх доопрацювання.

4.25.  Проект порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування.

Зміни та доповнення до проекту порядку денного за наявності відповідних погоджених проектів рішень, крім проектів рішень з питань «різне», ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.

Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконкому до проекту порядку денного, стосуються, як правило, важливих політичних подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, інших випадків.

Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.

4.26.  Усі рішення виконавчого комітету (в тому числі, з процедурних питань) ухвалюються більшістю голосів від загального (персонального) складу виконавчого комітету.

Ухвалення рішень виконавчого комітету здійснюється шляхом поіменного голосування членів виконавчого комітету, із застосуванням персональних карток та електронної системи, що фіксує кількість членів виконавчого комітету, які голосували «за», «проти», утримались, не голосували, та визначає результат голосування щодо кожного проекту рішення чи процедурного питання.

У випадках технічної неможливості застосувати електронну систему реєстрація та голосування здійснюються шляхом підняття рук.

4.27.  Розгляд питань та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом, на засіданнях виконавчого комітету відбувається в режимі прямої відео-трансляції на офіційному сайті Луцької міської ради.

4.28.  На засіданні виконкому встановлюється наступна тривалість виступів:

- на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проекту рішення, заключного слова) – не більше 30 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконкому);

- для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;

- для співдоповіді з питань порядку денного – до 5 хвилин;

- для оголошення запитань – до 1 хвилини;

- для відповіді на запитання – до 2 хвилин;

- для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проекту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.

4.29.  З питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, доповідають керівники виконавчих органів міської ради, підприємств та закладів міської комунальної власності, а також члени виконавчого комітету, депутати міської ради, які внесли відповідні проекти рішень.

Із співдоповідями можуть виступати заступники міського голови з питань діяльності відповідних виконавчих органів міської ради за розподілом повноважень, керівники інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, запрошені на засідання виконкому для розгляду питання.

Запис на виступ і для запитань проводиться за допомогою системи електронного голосування або шляхом підняття рук.

Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово (відповідно до записів) для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для виступів з обговорюваного питання.

4.30.  Присутнім на засіданні виконавчого комітету керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій під час розгляду питань, що стосуються їх діяльності, головуючий може надати слово для запитань, виступу по суті питання, а також пропозицій:

- про зміни і доповнення до проектів рішень або про їх доопрацювання;

- про перенесення (у виняткових випадках) обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією.

На прохання громадян, присутніх на засіданні виконавчого комітету під час розгляду питань порядку денного, що не містять інформації з обмеженим доступом, їм може бути надане слово для оголошення запитань чи виступу по суті питання більшістю членів виконавчого комітету, шляхом голосування.

4.31.  Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За вимогою головуючого може бути ухвалене рішення про неможливість подальшої участі в засіданні порушників Регламенту.

Особливості позачергових засідань

4.32.  В разі необхідності міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.

У випадку неможливості прибути на позачергове засідання виконавчого комітету окремі члени виконавчого комітету можуть брати участь у позачерговому засіданні в режимі відеоконференції за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, про що інформують загальний відділ завчасно. У такому випадку електронна система голосування не застосовується.

Голосування відбувається шляхом підняття рук присутніх в залі членів виконавчого комітету та голосовим озвученням волевиявлення членів виконавчого комітету, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції. Участь членів виконкому та результати голосування відображаються у протоколі.

Організаційно-технічне забезпечення

4.33.  Відділ програмно-комп’ютерного забезпечення здійснює:

- функціонування електронної системи голосування членів виконавчого комітету міської ради;

- відеопрезентацій до проектів рішень виконавчого комітету;

- відеотрансляції та відеозапису розгляду питань на відкритих засіданнях виконавчого комітету та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом;

- відеоконференцій позачергових засідань виконавчого комітету;

- розміщення на офіційному сайті Луцької міської ради відеозаписів засідань виконавчого комітету та результатів поіменного голосування членів виконкому щодо кожного з проектів рішень, які не містять інформації з обмеженим доступом.

 

5.  Порядок підготовки, погодження, ухвалення рішень виконавчого комітету

Порядок підготовки проектів рішень

5.1.  Цільова спрямованість проектів рішень виконавчого комітету визначається перспективними, поточними (квартальними) планами роботи виконкому, рішеннями органів виконавчої влади, дорученнями міського голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.

5.2.  Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету проектів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» та рішенням виконкому про порядок підготовки та відстеження результативності регуляторних актів.

Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на департамент економічної політики.

Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проекту рішення.

5.3.  Відповідальним за підготовку проекту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є той виконавчий орган, до компетенції якого належить дане питання, а контрольні функції покладаються на заступника міського голови згідно з розподілом обов'язків.

5.4.  Проекти рішень виконкому складаються відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за законність і достовірність текстів проектів рішень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.

5.5.  Проект рішення виконкому повинен містити:

- посилання на норми чинного законодавства;

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень юридичних і фізичних осіб тощо);

- джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);

- інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше (за потребою);

- коментар (за потребою);

- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

- повністю вказані прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;

- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

- запис щодо втрати чинності, скасування виданих раніше документів з цього питання чи внесення до рішення змін, доповнень; в проекті рішення про зміну, доповнення, втрату чинності чи скасування раніше прийнятого рішення зазначається, яких саме пунктів це стосується;

- прізвище та телефон виконавця;

- всі необхідні візи – погодження.

5.6.  Проекти рішень повинні містити вичерпну оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей.

5.7.  В проектах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.

До проектів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу міської ради з вказівкою причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.

5.8.  У разі виконання раніше ухвалених рішень до проекту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.

5.9.  В проектах рішень виконавчого комітету міської ради з найбільш важливих питань життєдіяльності міста, про тарифи на житлово-комунальні послуги, вартість проїзду в транспорті та в проектах рішень виконкому, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті міської ради.

5.10.  До проекту рішення додаються: передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення, а за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому.

5.11.  До проектів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються копії відповідних нормативних актів.

До проекту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень додаються копії відповідних рішень.

5.12.  Головний розробник готує пояснювальну записку до проекту рішення, що повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали.

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.

Подання пояснювальної записки до проектів нормативних, регуляторних актів є обов'язковим.

Дозволяється не додавати пояснювальні записки до проектів рішень, що стосуються розгляду звернень окремих юридичних та фізичних осіб, зокрема, з питань захисту прав дітей, розміщення засобів зовнішньої реклами на території міста, з питань квартирного обліку та надання житла, видачі окремим громадянам посвідчень для безкоштовного проїзду в міському громадському транспорті, надання допомоги на поховання.

Погодження та оприлюднення проектів рішень

5.13.  Посадові особи, які готують проекти рішень, зобов'язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такій послідовності:

- начальник юридичного відділу або юрист виконавчого органу, що готує проект рішення (за наявності відповідної посади у виконавчому органі);

- керівник виконавчого органу, що готує проект рішення;

- заступник начальника загального відділу або виконуючий його обов’язки головний спеціаліст відділу, в разі їх відсутності проекти рішень візує начальник загального відділу;

- начальник юридичного управління міської ради, в разі його відсутності проекти рішень візує заступник начальника юридичного управління, або посадова особа, яка виконує обов’язки начальника юридичного управління;

- керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, з яких підготовлені проекти рішень;

- заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);

- перший заступник міського голови.

5.14.  Проекти рішень в обов’язковому порядку погоджуються:

- з питань ціноутворення, тарифної та регуляторної політики – з директором департаменту економічної політики;

- з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради – з директором департаменту фінансів та бюджету, з начальником відділу обліку та звітності;

-  з питань комунальної власності – з начальником відділу управління майном міської комунальної власності;

- з питань містобудування та земельних ресурсів – з начальниками управління містобудування та архітектури, управління земельних ресурсів;

-  з питань житлово-комунального господарства та благоустрою – з директором департаменту житлово-комунального господарства;

- з питань екології, природокористування – з начальником відділу екології.

5.15.  З метою належної підготовки проекту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проект, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради.

Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання проекту рішення на погодження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника документа.

До переліку віз включається віза члена виконавчого комітету або депутата міської ради, який підготував відповідний проект рішення.

5.16.  Погодження оформляється зі зворотної сторони проекту рішення: проставляється найменування посади, прізвище та ініціали посадовця, особистий підпис.

Додатки до проектів рішень виконкому міської ради погоджуються в тому ж порядку, що й проекти рішень.

5.17.  Термін перебування проекту рішення на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 1 робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – 2 робочих днів.

5.18.  Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проектів рішень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, в разі виявлення порушень редагує проект та повертає виконавцю на доопрацювання.

5.19.  Зауваження і пропозиції до проекту рішення виконкому викладаються поруч з візою або на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.

5.20.  Юридичне управління міської ради опрацьовує поданий проект рішення, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов'язані з приведенням проекту рішення у відповідність до чинного законодавства України, а також у разі потреби редагує проект.

5.21.  Юридичне управління міської ради під час проведення правової експертизи:

- перевіряє проект рішення на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;

- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;

- перевіряє проект рішення на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови.

5.22.  У разі виявлення невідповідності проекту рішення чи його окремих положень актам законодавства юридичне управління готує зауваження до такого проекту та повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями. У разі, коли недоліки проекту рішення не можуть бути усунені шляхом доопрацювання, юридичне управління готує юридичний висновок.

5.23.  Погоджені в установленому порядку проекти рішень виконкому та їх електронні версії передаються авторами проектів в загальний відділ не пізніше, ніж за 3 робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету. Крім того, до кожного проекту рішення додаються копії в кількості, необхідній для надсилання заявникам та виконавцям рішення після його ухвалення.

Розробники проектів рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом та підлягають опублікуванню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», після погодження вказаних проектів розміщують їх електронні версії, що відповідають оригіналу, в загальній папці, у розділі «Публічна інформація», не пізніше ніж за 3 робочі дні до розгляду на засіданні виконкому. Загальний відділ розміщує проекти таких рішень з питань, включених до порядку денного засідання виконкому, на офіційному сайті Луцької міської ради.

Розробники проектів рішень, що стосуються звітів про роботу підприємств та закладів міської комунальної власності, виконавчих органів міської ради, надають такі проекти з доданою інформацією в електронному вигляді в загальний відділ завчасно – за 10 календарних днів до засідання виконкому. Загальний відділ надсилає такі проекти рішень на електронні адреси членів виконавчого комітету.

Розробники проектів рішень, що є нормативно-правовими актами, та рішень, що підлягають обговоренню громадськості відповідно до чинного законодавства (з питань цінової, тарифної, регуляторної політики тощо), оприлюднюють їх не пізніше як за 30 календарних днів до дати розгляду на засіданні виконкому; інформація про оприлюднення вказується в пояснювальній записці до відповідних проектів рішень, що подаються в загальний відділ.

5.24.  Питання, з яких погоджені проекти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.

Як виняток, за узгодженням з міським головою, заступниками міського голови проект рішення може бути внесений на розгляд виконкому і за наявності заперечень з боку зацікавлених підприємств, установ, організацій, виконавчих органів міської ради. В цьому випадку розгляд проекту рішення проводиться за участю керівників, що мають зауваження до проекту, з наданням відповідних пропозицій.

Ухвалення рішень

5.25.  Після доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проекту рішення.

Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:

- в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проекту рішення головуючий ставить такий проект на голосування за основу;

- після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проекту рішення;

- проект рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.

Якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проекту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проект рішення ставиться на голосування відразу в цілому.

Головуючий на засіданні може відмовити ініціатору пропозиції поставити на голосування запропонований текст, якщо він сформульований нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті відхилений попередньо виконкомом текст.

За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету проект рішення, зміна, доповнення до проекту можуть бути поставлені на повторне голосування.

У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.

5.26.  У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

5.27.  Міський голова підписує рішення, ухвалені на засіданні виконкому; після засідання загальний відділ подає підписані міським головою рішення на підпис заступнику міського голови, керуючому справами виконкому.

5.28.  Окремі ухвалені виконкомом рішення, з врахуванням внесених змін та доповнень, доопрацьовуються розробниками протягом трьох робочих днів (крім випадків, коли виконкомом встановлено інший термін), погоджуються відповідно до Регламенту, здаються в загальний відділ, який подає рішення на підпис заступнику міського голови, керуючому справами виконкому та міському голові.

Розробники доопрацьованих проектів рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом та підлягають опублікуванню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», розміщують електронні версії вказаних рішень, що відповідають оригіналу, в загальному мережевому ресурсі, у розділі «Публічна інформація» не пізніше як за 3 робочих дні після засідання виконкому.

5.29.  Підписані заступником міського голови, керуючим справами виконкому та міським головою рішення виконавчого комітету (з гербовою печаткою виконкому міської ради) надходять в загальний відділ, де реєструються: вказується дата ухвалення рішення та присвоюється номер, що складається з двох частин:

- перша частина відповідає номеру питання, що розглядалось на засіданні виконкому (нумерація ведеться з початку року);

- друга частина відповідає номеру рішення з питання (нумерація ведеться з № 1).

5.30.  Рішення виконавчого комітету реєструються також в електронному журналі загальним відділом.

5.31.  Загальний відділ протягом 5 робочих днів після ухвалення рішень надсилає їх копії виконавчим органам міської ради в електронному вигляді, із застосуванням системи електронного документообігу.

Паперові копії, надані розробниками проектів рішень в кількості, необхідній для надсилання заявникам та виконавцям рішень після їх ухвалення, завіряються печаткою загального відділу та надсилаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа, заступнику міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

Копії рішень щодо затвердження висновку служби у справах дітей про підтвердження місця проживання дітей для тимчасового виїзду за межі України з відміткою про набрання законної сили рішення видаються службі у справах дітей на підставі письмової довідки, про те, що рішення не оскаржено протягом десяти робочих днів з дня його прийняття.

5.32.  Виконавчі органи міської ради – розробники проектів рішень:

- під розпис видають (надсилають) копії ухваленого рішення замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності; передача документів уповноваженим представникам безпосередньо фіксується відповідною відміткою про отримання із зазначенням дати, прізвища та підпису одержувача.

Загальний відділ протягом 5 робочих днів з дня засідання виконкому публікує на офіційному сайті Луцької міської ради електронні версії рішень виконкому, розміщені розробниками в загальній папці, у розділі «Публічна інформація».

Фіксування засідання виконавчого комітету

5.33.  Засідання виконкому протоколюються, ведеться звукозапис та відеозапис. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу, звукозапис та відеозапис – працівники відділу програмно-комп'ютерного забезпечення.

Загальний відділ протягом 5 робочих днів після засідання виконкому оформлює протокол засідання; в протоколі вказується:

- номер протоколу;

- дата засідання;

- перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;

- перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;

- перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено; кількість голосів за проект рішення, проти, утримались, не голосували, відсутні; не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;

- доручення, ухвалені виконавчим комітетом за результатами обговорення окремих питань.

5.34.  Протоколи засідань виконкому підписує міський голова або перший заступник міського голови, виконуючий його обов'язки, та заступник міського голови, керуючий справами виконкому.

Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії протоколів засідань виконкому та витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу.

5.35.  Після підписання протоколу загальний відділ надсилає виконавчим органам міської ради, іншим виконавцям витяги з протоколу – ухвалені виконкомом доручення з окремих питань, завірені печаткою загального відділу.

Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі протягом 2 років, після чого передаються в архівний відділ міської ради.

5.36.  Результати голосувань та архів відеотрансцяцій засідань виконавчого комітету розміщуються та зберігаються на сайті міської ради в розділі «Міська влада»/«Виконавчий комітет».

Звукозаписи засідань виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі протягом 6-ти місяців з дати проведення засідання, після чого знищуються.

 

6.  Порядок підготовки розпоряджень міського голови з питань основної діяльності міської ради та її виконавчих органів

Порядок підготовки проекту розпорядження

6.1.  Міський голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством.

6.2.  Розпорядження міського голови, прийняті в межах наданих йому повноважень, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території міста органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами.

6.3.  Проекти розпоряджень готують виконавчі органи міської ради під контролем заступників міського голови. У разі, коли розроблення проекту розпорядження доручено кільком виконавцям, головним розробником є виконавець, зазначений першим у резолюції, інші – сприяють головному розробнику та надають відповідну інформацію.

6.4.  Підготовка проектів розпоряджень міського голови, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», та рішенням виконкому про порядок підготовки та відстеження результативності регуляторних актів.

Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на департамент економічної політики.

Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проекту розпорядження.

6.5.  Проекти розпоряджень міського голови складаються відповідно до Інструкції з діловодства.

6.6.  У разі потреби головний розробник готує пояснювальну записку до проекту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження.

До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо).

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати 2 аркушів.

Подання пояснювальної записки до проектів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов'язковим.

6.7.  Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень до раніше виданого розпорядження, наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни, або ті, які втратили чинність. Крім того, додається копія розпорядження, до якого вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.

У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших документів вищих органів влади до проекту розпорядження додається копія відповідного документа.

6.8.  У випадку підготовки проектів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя, раніше видане розпорядження з таких же питань знімається з контролю або указується, що воно втратило чинність.

6.9.  В проектах розпоряджень міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міста, проведення загальноміських заходів, відзначення державних свят розробник передбачає пункт про доведення розпорядження до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті Луцької міської ради.

6.10.  Відповідальність за законність і достовірність текстів проектів розпоряджень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які беруть участь у підготовці та погодженні проектів.

6.11.  Посадові особи, які готують проекти розпоряджень, зобов'язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такому порядку:

- начальник юридичного відділу або юрист виконавчого органу, що готує проект розпорядження (за наявності відповідної посади у виконавчому органі міської ради);

- керівник виконавчого органу, що готує проект розпорядження;

- заступник начальника загального відділу або виконуючий його обов’язки головний спеціаліст; в разі їх відсутності проект розпорядження візує начальник загального відділу;

- начальник юридичного управління міської ради, в разі його відсутності проекти розпоряджень візує заступник начальника юридичного управління, або посадова особа, яка виконує обов’язки начальника юридичного управління;

- керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, яких стосується проект розпорядження;

- заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);

- заступник міського голови, керуючий справами виконкому;

- перший заступник міського голови.

6.12.  Проекти розпоряджень в обов'язковому порядку погоджуються:

- з питань ціноутворення, тарифної та регуляторної політики – з директором департаменту економічної політики;

- з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради – з директором департаменту фінансів та бюджету, з начальником відділу обліку та звітності,

- з питань комунальної власності – з начальником відділу управління майном міської комунальної власності;

- з питань містобудування та земельних ресурсів – з начальниками управління містобудування та архітектури, управління земельних ресурсів;

- з питань житлово-комунального господарства та благоустрою – з директором департаменту житлово-комунального господарства;

- з питань екології та природокористування – з начальником відділу екології.

6.13.  З метою належної підготовки проекту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проект, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради.

6.14.  Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання на погодження проекту розпорядження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника проекту документа.

Розробники проектів розпоряджень, що є нормативно-правовими актами, розпоряджень, що підлягають обговоренню громадськості відповідно до чинного законодавства, зобов’язані оприлюднити їх не пізніше як за 20 робочих днів до дати затвердження; письмова інформація про оприлюднення додається до відповідних проектів.

6.15.  Термін розгляду та погодження проекту розпорядження кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня; термін розгляду та погодження проекту розпорядження юристом в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) може тривати два дні.

Додатки до проектів розпоряджень погоджуються в тому ж порядку, що й проекти розпоряджень.

6.16.  Зауваження і пропозиції до проекту розпорядження міського голови викладаються поруч з візою або на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.

6.17.  Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проектів розпоряджень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, в разі виявлення порушень редагує проект та повертає виконавцю на доопрацювання.

6.18.   Юридичне управління міської ради опрацьовує поданий проект розпорядження, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов'язані з приведенням проекту розпорядження у відповідність до вимог чинного законодавства України, а також, у разі потреби, редагує проект розпорядження.

Юридичне управління міської ради під час проведення правової експертизи:

- перевіряє проект розпорядження на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;

- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;

- перевіряє проект розпорядження на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови.

У разі виявлення невідповідності проекту розпорядження чи його окремих положень актам законодавства юридичне управління готує зауваження до такого проекту та повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями. У разі, коли недоліки проекту розпорядження не можуть бути усунені шляхом доопрацювання, юридичне управління готує письмовий висновок.

Проекти розпоряджень, що за письмовим висновком юридичного управління не відповідають нормам чинного законодавства, повертаються виконавцям на доопрацювання.

6.19.  Погоджені проекти розпоряджень міського голови (разом з доданими копіями відповідних документів, юридичними висновками) виконавець здає в загальний відділ, який подає проекти на погодження заступнику міського голови, керуючому справами виконкому та першому заступнику міського голови, після чого – на підпис міському голові.

Реєстрація та оприлюднення

6.20.  Розпорядження набуває чинності після його підписання міським головою (або виконуючим його обов’язки першим заступником міського голови) та реєстрації в загальному відділі.

6.21.  Загальний відділ реєструє підписані розпорядження міського голови таким чином: проставляється дата реєстрації та порядковий номер розпорядження (нумерація ведеться з початку поточного року).

Реєстрація розпоряджень міського голови ведеться також в електронному журналі загальним відділом.

6.22.  Загальний відділ надсилає копії розпоряджень міського голови виконавчим органам міської ради в електронному вигляді, із застосуванням системи електронного документообігу.

Паперові копії, надані розробниками проектів розпоряджень в кількості, необхідній для надсилання замовникам (фізичним та юридичним особам) та виконавцям після їх підписання, завіряються печаткою загального відділу та надсилаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа, заступнику міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

6.23.  Виконавчі органи міської ради – розробники проекту розпорядження:

- під розпис видають (надсилають) копії розпорядження міського голови замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності; передача документів уповноваженим представникам безпосередньо фіксується відповідною відміткою про отримання із зазначенням дати, прізвища та підпису одержувача;

- не пізніше як за один робочий день з дня реєстрації підписаних розпоряджень розміщують електронні версії розпоряджень, що не містять інформації з обмеженим доступом та підлягають опублікуванню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», в загальному мережевому ресурсі (у розділі «Публічна інформація»).

Загальний відділ публікує на офіційному сайті Луцької міської ради (протягом 5 робочих днів з дня реєстрації) розпорядження міського голови, розміщені розробниками в загальній папці, у розділі «Публічна інформація».

Відділ інформаційної роботи доводить розпорядження міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міста до відома громадськості через засоби масової інформації.

6.24.  Оригінали розпоряджень міського голови зберігаються в загальному відділі 2 роки, після чого здаються в архівний відділ міської ради.

 

7. Організація роботи зі службовими документами

7.1.  Робота зі службовими документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ, із застосуванням системи електронного документообігу.

Загальний відділ здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідної кореспонденції, адресованої міському голові, його заступникам, секретарю міської ради, та реєстрацію вихідної кореспонденції.

7.2.  Службові документи, що надходять у міську раду та її виконавчий комітет, реєструються загальним відділом і того ж дня направляються міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, відповідно до розподілу обов'язків, залежно від характеру і змісту документа до 16.00, в п’ятницю – до 15.00.

Оригінали документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, після реєстрації та відповідної резолюції міського голови (заступника міського голови) загальний відділ передає юридичному управлінню.

Юридичне управління забезпечує:

- виконання, зберігання та архівування переданих йому оригіналів документів, що стосуються претензійно-позовної роботи;

- створення та постійне ведення реєстру судових справ Луцької міської ради.

7.3. Строки виконання службових документів можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки документів встановлюються законодавством. Індивідуальні строки виконання документів зазначаються в резолюції міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня повинні бути виконані до зазначеного в них строку. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дня реєстрації документа в загальному відділі міської ради.

7.4.  Співвиконавці подають пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на документи.

7.5.  Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

7.6.  За результатами розгляду, виконання службових документів виконавчий орган міської ради готує та подає в загальний відділ не пізніше, ніж до 15.30, проект листа (у трьох примірниках) для подання на підпис міському голові або заступнику міського голови (відповідно до розподілу обов'язків). До листа може додаватись відповідна інформація. Другий примірник листа повинен бути візований керівником виконавчого органу міської ради, а в разі підготовки листа за підписом міського голови – також візований заступником міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції міського голови або його заступників, керівники виконавчих органів міської ради, підприємств та закладів міської комунальної власності – виконавці службових документів надають відповіді заявникам за власним підписом.

7.7.  Загальний відділ перевіряє листи та додану до них інформацію на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, в разі виявлення порушень повертає виконавцю на доопрацювання.

7.8.  За усною вказівкою міського голови, заступників міського голови виконавчі органи міської ради складають проекти доручень, спрямованих на виконання окремих, як правило, термінових завдань.

Проект доручення складається з дотриманням Інструкції з діловодства, візується керівником виконавчого органу міської ради – розробника проекту, а в разі підготовки проекту доручення міського голови – також візується заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків).

Підписане міським головою або заступником міського голови доручення (разом з копіями та переліком надсилання копій доручення) розробник подає в загальний відділ для реєстрації документа та надсилання копій виконавчим органам міської ради. Копії доручень підприємствам, установам, організаціям виконавчі органи міської ради – розробники проекту доручення, надсилають самостійно.

Оригінали доручень зберігаються за місцем реєстрації – в загальному відділі, відповідно до Номенклатури справ.

7.9.  Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

7.10.  Відправка (передача) кореспонденції іноземцям здійснюється з дотриманням вимог, зазначених в п.121-126 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.

 

8. Організація контролю за виконанням документів

Завдання і порядок контролю за виконанням документів

8.1.  Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі законодавчих актів та відповідно до Інструкції з діловодства, із застосуванням системи електронного документообігу.

8.2.  Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.3.  Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та терміни їх виконання.

8.4.  Контроль за виконанням документів покладається на заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради.

Технічний контроль за виконанням постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів обласної ради та облдержадміністрації, органів виконавчої влади, доручень міського голови за результатами оперативних нарад здійснює організаційний відділ.

Технічний контроль за виконанням службових документів, запитів та звернень народних депутатів України, рішень виконавчого комітету міської ради та доручень, оголошених на засіданнях виконкому, розпоряджень міського голови здійснює загальний відділ.

Технічний контроль за виконанням окремих письмових доручень міського голови, заступників міського голови здійснюють виконавчі органи міської ради, які підготували проект доручення.

Технічний контроль за виконанням документів у виконавчих органах міської ради здійснює працівник, призначений відповідальним за контроль наказом керівника. Працівник, відповідальний за здійснення контролю за виконанням документів, щоп'ятниці інформує загальний відділ про хід виконання службових документів.

8.5.  Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

8.6.  Строки виконання документів встановлюються відповідно до нормативно-правових актів, розділу 7 цього Регламенту, вказуються в розпорядчих документах або в резолюції керівника.

Здійснення контролю за виконанням документів

8.7.  Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів на контроль;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;

- інформування про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданні колегіальних органів;

- зняття документів з контролю.

8.8.  Оригінали контрольних документів (крім оригіналів службових документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, переданих юридичному управлінню міської ради) зберігаються у загальному відділі, а виконавцям передається копія.

8.9.  Дані про хід виконання та усі записи в історії документів зберігаються в системі електронного документообігу.

Пошуки необхідної інформації для здійснення контролю за виконанням документів виконуються в системі електронного документообігу за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

8.10.  Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати зацікавленим особам, надання відповіді кореспонденту по суті або іншого підтвердження виконання, лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

8.11.  Загальний та організаційний відділи міської ради (відповідно до повноважень щодо здійснення технічного контролю) на підставі звітів, наданих виконавчими органами міської ради, готують та подають інформацію про виконання контрольних документів:

- щомісяця – заступнику міського голови, керуючому справами виконкому – статистичну інформацію про виконання розпорядчих документів облдержадміністрації, а також статистичну інформацію про виконання службових документів;

- щокварталу – міському голові, заступникам міського голови – статистичну та аналітичну інформацію про виконання доручень міського голови за результатами оперативних нарад.

8.12.  Загальний відділ веде в електронному вигляді, в загальному мережевому ресурсі, розділ «Контроль»:

- на початку кожного місяця формує окремі переліки рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, що містять завдання, термін виконання яких припадає на поточний місяць;

- опрацьовує, систематизує інформацію, надану виконавчими органами міської ради, про виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови за підсумками кожного місяця.

8.13.  Збір та передачу щомісяця загальному відділу інформації про виконання підприємствами та закладами міської комунальної власності рішень виконавчого комітету та доручень, оголошених на засіданнях виконкому, розпоряджень міського голови, здійснюють до 5 числа місяця, наступного за звітним, виконавчі органи міської ради, яким підпорядковані чи підзвітні відповідні підприємства та заклади.

 

9. Організація роботи зі зверненнями громадян

9.1.  Організація роботи зі зверненнями громадян у міській раді покладається на відділ звернень громадян департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку» (далі – відділ звернень громадян), у виконавчих органах – на відповідальних працівників чи на відповідний підрозділ.

9.2.  Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, Закону України «Про звернення громадян» та Класифікатора звернень громадян.

9.3.  Усі звернення громадян (фізичних осіб), що надходять на адресу міського голови та його заступників, реєструються у відділі звернень громадян, а звернення, адресовані керівникам виконавчих органів міської ради, реєструються безпосередньо у виконавчому органі.

9.4.  Зареєстровані звернення в день надходження передаються міському голові чи заступникам відповідно до розподілу обов’язків до 16.00, в п’ятницю – до 15.00.

9.5.  Міський голова, заступники міського голови розглядають звернення, у разі потреби доручають в резолюції виконавцю провести розгляд звернення за участю комісії з розгляду звернень громадян, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги або обґрунтованого звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд, але не пізніше загального терміну опрацювання звернень – 5 робочих днів.

9.6.  За зверненнями громадян, в яких порушене питання не належить до компетенції виконавчих органів міської ради, міський голова та заступники міського голови можуть дати такі доручення:

- визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і підготувати відповідь-роз’яснення заявнику (в таких випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться);

- направити звернення на розгляд за належністю на підставі п.3 ст.7 Закону України «Про звернення громадян»;

- під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до компетенції якого належить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на розгляд постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян або проект листа про припинення листування на підставі п.п.2, 3 ст.8 Закону України «Про звернення громадян».

9.7.  Після розгляду міським головою, його заступниками, накладення резолюції звернення повертаються до відділу звернень громадян до 9.00 та фіксуються в комп’ютерній базі даних.

9.8.  Контроль за розглядом звернень громадян та виконанням доручень керівництва міської ради за зверненнями покладається на керівників виконавчих органів міської ради.

9.9.  Загальний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює відділ звернень громадян міської ради на підставі електронної бази даних звернень та термінів, зазначених в реєстраційно-контрольних картках.

9.10.  Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, виконавчі органи міської ради повертають до відділу звернень реєстраційно-контрольну картку, звернення та відповідь до 15.30.

В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції міського голови або його заступників, керівники виконавчих органів міської ради, підприємств та закладів міської комунальної власності надають відповіді на звернення громадян за власним підписом.

9.11.  Звернення, в якому порушені питання не належать до компетенції виконавчих органів міської ради, в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до компетенції виконавчих органів міської ради – відповідь з питань у межах компетенції надається громадянину в установленому порядку, а щодо питань, які підлягають вирішенню в інших органах виконавчої влади, при наданні відповіді на звернення роз’яснюється порядок їх вирішення.

 

10. Організація та проведення особистого прийому громадян

Організація особистого прийому

10.1.  Особистий прийом громадян у Луцькій міській раді здійснюється міським головою, першим заступником та заступниками міського голови (надалі – заступниками), секретарем міської ради та керівниками виконавчих органів міської ради, на підприємствах та у закладах міської комунальної власності – керівниками та їх заступниками.

10.2.  Особистий прийом громадян керівництвом міської ради та її виконавчих органів здійснюється згідно з графіком, який затверджується рішенням виконавчого комітету, керівниками підприємств та закладів міської комунальної власності – із графіками, затвердженими відповідними наказами.

10.3.  Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті міської ради, у приміщеннях виконавчих органів міської ради в доступних для вільного огляду місцях, оприлюднюється через засоби масової інформації.

10.4.  Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях, передбачених затвердженим графіком прийому.

10.5.  Попередній прийом громадян у міській раді в робочі дні проводиться працівниками відділу звернень громадян з 08.00 до 13.00 та з 14.00 до 16.00.

10.6.  За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і пропонується зустріч з іншим керівником, до компетенції якого належить вирішення порушеного питання.

У разі відмови від такої зустрічі, громадянам пропонується
залишити письмове звернення, яке подається на розгляд керівництву.

10.7.  Особистий прийом міського голови проводиться тільки за попереднім записом та за умови розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

10.8.  Попередній запис на особистий прийом здійснюється начальником відділу звернень громадян з понеділка по четвер. Запис проводиться у реєстраційно-контрольній картці, яка заповнюється на підставі письмового звернення.

В реєстраційно-контрольній картці вказується:

- прізвище, ім’я та по батькові заявника, місце проживання, контактний телефон, соціальний стан;

- короткий зміст питання, що порушується у зверненні;

- чи звертався заявник до виконавчих органів міської ради, до компетенції яких належить вирішення питання, і результат розгляду цього питання, підтверджений відповідними письмовими документами.

10.9.  Начальник відділу звернень громадян повідомляє заявнику про день і час особистого прийому міського голови чи заступників міського голови.

10.10.  Запис громадян на особистий прийом закінчується за 2 робочі дні до дати прийому.

10.11.  Чисельність громадян, записаних на особистий прийом до керівника, визначається з врахуванням середньої тривалості прийому громадян та складності порушених питань і не має бути більшою за 30 осіб на один прийом.

10.12.  Запис на прийом не проводиться за умови звернення:

- до однієї і тієї ж посадової особи того самого громадянина, якщо на попередньому прийомі порушені питання були вирішені по суті, або надано вичерпні роз’яснення;

- з питання оскарження рішення з порушенням терміну подання оскарження, визначеного статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;

- особи, визнаної судом недієздатною;

- у разі, якщо питання не належить до компетенції міської ради.

10.13.  У разі повторного звернення громадянина працівниками відділу звернень громадян вивчаються матеріали справи щодо порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

10.14.  Запис на повторний прийом до міського голови протягом календарного року може бути проведено, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті (не задоволено, відмовлено у задоволенні), а заявнику не надано роз’яснень щодо порядку вирішення поставленого питання.

10.15.  Спеціалісти відділу звернень громадян забезпечують добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови чи його заступників, для чого вони мають право запросити від відповідних виконавчих органів міської ради документи, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення.

10.16.  У разі потреби міським головою чи його заступниками, які проводять особистий прийом громадян, або начальником відділу звернень громадян до участі в особистому прийомі громадян запрошуються керівники виконавчих органів міської ради, до компетенції яких належить вирішення даного питання.

10.17.  Під час проведення міським головою особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Відсутність такого документа згідно з вимогами ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» може бути підставою для відмови в особистому прийомі.

Присутність представників засобів масової інформації під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

10.18.  Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень міський голова та заступники міського голови керуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, проінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне роз’яснення по суті піднятих питань.

10.19.  У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавцю.

10.20.  Звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструється відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

Картки особистого прийому громадян, резолюції керівництва після прийому реєструються в комп’ютерній базі даних відділу звернень громадян та передаються під розпис відповідальним працівникам виконавчих органів міської ради або надсилаються на адресу підприємства разом із супровідним листом, відповідно до доручення, наданого під час особистого прийому.

10.21.  Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

10.22.  З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, виконавчі органи міської ради, яким доручено розгляд звернення, зобов’язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом, або, в разі розгляду звернення підприємством, організацією чи установою, незалежно від форм власності, інформувати ту посадову особу, доручення якої виконувалося.

10.23.  Карта особистого прийому та всі документи, що були долучені до справи, повертаються разом з відповіддю у відділ звернень громадян для формування справи.

Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян

10.24.  Особисті виїзні прийоми громадян міським головою та його заступниками проводяться згідно з затвердженим графіком.

10.25.  Дата та місце проведення виїзних прийомів на квартал складається працівниками відділу звернень громадян за пропозиціями міського голови та заступників.

10.26.  Працівники відділу звернень громадян організовують особистий виїзний прийом громадян, а саме:

- попереджують міського голову, заступників міського голови про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань (дату, час та місце проведення);

- інформують керівників підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;

- повідомляють відділу інформаційної роботи про виїзний прийом для доведення інформації до мешканців міста через засоби масової інформації.

10.27.  Відділ звернень громадян забезпечує міського голову та заступників картками особистого прийому під час виїзного прийому громадян.

10.28.  Керівники підприємств, установ та організацій, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють необхідні умови для прове­дення прийому.

10.29.  Працівники відділу звернень громадян забезпечують:

- організацію проведення виїзного прийому;

- реєстрацію одержаних на прийомі звернень, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам;

- направлення реєстраційно-контрольних карток та звернень, поданих на особистому виїзному прийомі, безпосередньо керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, до повноважень яких належить вирішення проблем і прийняття у зв’язку з цим відповідних рішень.

 

11. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради

11.1.  Кадрова робота спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування виконавчих органів міської ради висококваліфікованими і компетентними кадрами.

11.2.  Координацію роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснює заступник міського голови, керуючий справами виконкому.

11.3.  Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється:

- на посаду міського голови шляхом обрання територіальною громадою міста Луцька на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування, в порядку, визначеному законом; строк повноважень міського голови, обраного на чергових місцевих виборах, визначається Конституцією України;

- на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання міською радою;

- на посади заступників міського голови – шляхом затвердження міською радою;

- на посади керівників та працівників виконавчих органів міської ради – шляхом призначення міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, – за погодженням з відповідними органами виконавчої влади.

Міський голова має право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу).

Інформація про вакантні посади та вимоги щодо них публікується у засобах масової інформації та на офіційному сайті міської ради. Конкурси на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування проводить конкурсна комісія по організації і проведенню конкурсу при прийнятті на роботу у виконавчі органи Луцької міської ради. Рішення про призначення на посаду приймається міським головою на підставі пропозиції конкурсної комісії та за результатами спеціальної перевірки. Переможець конкурсу подає заяву на призначення, погоджену керівником виконавчого органу, у який призначається особа, заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) та завізовану міським головою. Відділ кадрової роботи та нагород готує проект розпорядження міського голови про призначення. Підписане розпорядження є підставою для подальшого оформлення документів особової справи та, в разі необхідності, видачі службового посвідчення. Облік посадових осіб місцевого самоврядування ведеться за допомогою локальної системи «Кадри»; база даних постійно поновлюється спеціалістами відділу кадрової роботи та нагород.

При звільненні з посади працівників виконавчих органів міської ради до відділу кадрової роботи та нагород подається особиста заява працівника, оформлена на бланку затвердженої форми. Заява погоджується безпосереднім керівником, заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) та візується міським головою. В заяві також мають бути підписи керівників виконавчих органів чи відповідальних працівників, що засвідчують відсутність у працівника заборгованості перед виконавчим комітетом міської ради чи виконавчим органом міської ради.

Відділ кадрової роботи та нагород готує проект розпорядження міського голови. Підписане розпорядження повертається до відділу кадрової роботи та нагород для подальшої роботи.

У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника, консультанта чи помічника міського голови без конкурсного відбору.

11.4.  Прийом та звільнення технічних працівників та обслуговуючого персоналу здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

11.5.  На час відсутності (тривалої відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (надалі – договір). Особи, прийняті на роботу в органи місцевого самоврядування на умовах договору, не складають Присяги, їм не встановлюється ранг, період роботи за контрактом не зараховується до стажу служби в органах місцевого самоврядування чи державної служби.

Підставою для укладення договору є подання керівника виконавчого органу міської ради на ім’я міського голови. У поданні зазначається необхідність прийняття особи, посада на яку пропонується прийняти особу, та строки укладання договору. До подання додається резюме претендента на посаду. Договір укладається у трьох примірниках, що мають однакову юридичну силу і зберігаються у працівника, відділі кадрової роботи та нагород, бухгалтерії відповідного виконавчого органу міської ради.

Договір укладається між виконавчим комітетом міської ради в особі заступника міського голови, керуючого справами виконкому, або виконавчим органом міської ради (юридичною особою) в особі керівника відповідного виконавчого органу та працівником.

Договір готується виконавчим органом міської ради, у який приймається особа, візується заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), заступником міського голови, керуючим справами виконкому, керівником виконавчого органу міської ради, начальниками юридичного відділу та відділу кадрової роботи та нагород, а також бухгалтером відповідного виконавчого органу чи начальником відділу обліку та звітності.

Договори реєструються та зберігаються у відділі кадрової роботи та нагород.

Трудові книжки осіб, які працюють у виконавчих органах міської ради за трудовим договором, зберігаються у відділі кадрової роботи та нагород.

11.6.  У випадку прийняття на роботу нового працівника  керівник виконавчого органу або за його дорученням  інша посадова особа місцевого самоврядування зобов’язані:

- роз’яснити працівникові його права і обов’язки, ознайомити під розписку з посадовою інструкцією, проінформувати про умови праці;

- ознайомити працівника під розписку з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, та іншими документами, які регулюють питання діяльності міської ради і виконавчого органу, зокрема документами, що стосуються системи управління якістю у виконавчих органах міської ради, законами України «Про запобігання корупції», «Про захист персональних даних» тощо;

- визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними  для роботи засобами;

- проінструктувати працівника з техніки безпеки,  охорони праці та протипожежної охорони.

Відділ кадрової роботи та нагород ознайомлює працівника з Попередженням про обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, Етичним кодексом працівників виконавчих органів міської ради, Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.

11.7.  Прийняття на роботу керівників підприємств, установ та організацій, які є у міській комунальній власності (крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів) здійснюється шляхом проведення конкурсного відбору на контрактній основі. Контракт укладається у двох примірниках, візується керівником відповідного виконавчого органу міської ради, заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків). Контракт та заява керівника підприємства, погоджена заступником міського голови є підставою для видання розпорядження міського голови про призначення на посаду.

Керівник підприємства не пізніше ніж за два місяці до закінчення терміну дії контракту, звітується на засіданні виконавчого комітету про фактичні результати фінансово-господарської діяльності та планові заходи з питань ефективності використання майна і прибутку підприємства. Керівник галузевого виконавчого органу міської ради за два місяці до закінчення терміну дії контракту подає міському голові подання з обґрунтованими пропозиціями щодо укладання, продовження чи припинення його дії.

Міський голова на підставі рішення виконавчого комітету та подання керівника відповідного виконавчого органу міської ради протягом тижня приймає відповідне рішення.

Звільнення керівника підприємства здійснюються у встановленому законом порядку.

11.8.  На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) виконавчих органів міської ради, його конкретні завдання та обов'язки, права та відповідальність, а також взаємовідносини за посадою.

Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

Посадові обов’язки працівників виконавчого органу міської ради складаються, підписуються їх безпосереднім керівником й затверджуються розпорядженням міського голови.

Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі.

Оригінали затверджених посадових інструкцій зберігаються у відділі кадрової роботи та нагород, а копії – у виконавчих органах міської ради.

11.9.  Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування.

Присяга складається в урочистій обстановці у присутності керівника виконавчого органу, працівника відділу кадрової роботи та нагород (відповідно до розподілу обов’язків), колективу виконавчого органу, в якому працівник буде працювати.

 Новообраний міський голова складає Присягу на сесії міської ради.

Після зачитування Присяги особа підписує її текст, який в подальшому зберігається в особовій справі. Про складання Присяги робиться запис у трудовій книжці.

11.10.  Ранг міському голові присвоюється рішенням міської ради в межах відповідної категорії посад.

Ранги, які відповідають посадам третьої – шостої категорії, присвоюються міським головою за поданням керівника виконавчого органу міської ради.

Ранги присвоюються відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації, результатів роботи.

Ранги присвоюються одночасно з обранням (прийняттям) на службу в органи місцевого самоврядування або обранням (призначенням) на вищу посаду. Особам, які призначаються на посади з випробувальним строком, ранги присвоюються після його закінчення, за результатами роботи. Особам, які призначені на посади і мають ранги посадових осіб місцевого самоврядування або ранги державного службовця, присвоєні за попереднім місцем роботи, надбавка за ранг у період випробувального строку виплачується відповідно до цих рангів.

Черговий ранг присвоюється за умови, якщо посадова особа успішно відпрацювала на займаній посаді не менш як 2 роки.

За виконання особливо відповідальних завдань посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.

За сумлінну працю при виході на пенсію посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.

Посадова особа місцевого самоврядування може бути позбавлена присвоєного відповідно до цього Закону рангу лише за вироком суду.

Якщо посадова особа місцевого самоврядування обрана чи призначена на посаду нижчої категорії або залишила службу в органі місцевого самоврядування, за нею зберігається присвоєний ранг.

У трудовій книжці посадової особи місцевого самоврядування робиться запис про присвоєння, зміну чи позбавлення її відповідного рангу.

11.11.  Кадровий резерв затверджується міським головою.

До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в органах місцевого самоврядування і мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.

Кадровий резерв формується з:

- посадових осіб місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;

- державних службовців, які бажають перейти на службу в органи місцевого самоврядування;

- спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників навчальних закладів відповідного профілю.

11.12.  З метою оцінки ділових та професійних якостей, а також кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування, крім осіб, зазначених у частині другій цього пункту, посадові особи місцевого самоврядування один раз на 4 роки підлягають атестації.

Атестації не підлягають міський голова, секретар міської ради, працівники патронатної служби, особи, які перебувають на посаді менше одного року, молоді спеціалісти, вагітні жінки чи жінки, які працюють менше одного року після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною, особи, прийняті на посаду на визначений строк.

Атестаційна комісія створюється за розпорядженням міського голови. Головою атестаційної комісії призначається міський голова або перший заступник міського голови.

Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації, брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування, оскаржувати, у разі незгоди, рішення атестаційної комісії міському голові протягом 10 днів з дня винесення її рішення або до суду.

За результатами атестації атестаційна комісія робить один з таких висновків: про відповідність займаній посаді; про відповідність займаній посаді за певних умов (здобуття освіти, проходження стажування, набуття відповідних навичок, підвищення кваліфікації тощо); про невідповідність займаній посаді.

Результати атестації мають рекомендаційний характер.

Відповідно до висновку атестаційна комісія пропонує міському голові:

- визнати посадову особу атестованою;

- призначити протягом року повторне атестування (за згодою посадової особи);

- зарахувати посадову особу до кадрового резерву або призначити її на вищу посаду;

- перевести посадову особу на іншу посаду, що відповідає її кваліфікації, або звільнити її з займаної посади.

Спори, що виникають у зв'язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

Інші питання атестації посадових осіб регулюються положенням про проведення атестації, яке затверджується міським головою.

11.13.  Граничний вік перебування на службі в органах місцевого самоврядування становить 65 років. Це обмеження не поширюється на посадових осіб місцевого самоврядування, які обираються на відповідні посади.

Після досягнення граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування посадові особи місцевого самоврядування за рішенням міського голови можуть бути залишені на посадах радників чи консультантів (патронатна служба), якщо такі посади передбачені штатним розписом, на умовах строкового трудового договору.

Посадові особи місцевого самоврядування (крім міських голів), яких притягнуто до відповідальності за корупційні правопорушення, підлягають звільненню з посади у триденний строк з дня отримання органом місцевого самоврядування копії відповідного судового рішення, яке набрало законної сили.

Крім загальних підстав, передбачених Кодексом законів про працю України, служба в органах місцевого самоврядування припиняється на підставі і в порядку, визначених законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», іншими законами України, у разі:

- порушення посадовою особою місцевого самоврядування Присяги;

- порушення умов реалізації права на службу в органах місцевого самоврядування;

- виявлення або виникнення обставин, що перешкоджають перебуванню на службі, чи недотримання вимог, пов'язаних із проходженням служби в органах місцевого самоврядування;

- досягнення посадовою особою місцевого самоврядування граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування.

Розпорядження про припинення служби в органах місцевого самоврядування може бути оскаржено посадовою особою місцевого самоврядування у порядку, визначеному законом.

Перевибори міського голови, зміна керівників органів місцевого самоврядування не є підставою для припинення служби посадовими особами виконавчих органів міської ради, крім працівників патронатної служби.

Повноваження міського голови припиняються відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

11.14.  Направлення у відрядження керівників виконавчих органів міської ради, працівників апарату міської ради та виконавчого комітету міської ради здійснює міський голова, а під час його відсутності – перший заступник міського голови згідно з розпорядженням. Підставою для відрядження є запрошення, виклик органів виконавчої влади вищого рівня або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради чи заступника міського голови, яка з резолюцією міського голови надається у відділ кадрової роботи та нагород не пізніше як за три дні до відрядження.

Керівники виконавчих органів міської ради, які є розпорядниками коштів міського бюджету, направляють своїх працівників за погодженням з заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) наказами.

Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає у письмовій або усній формі безпосередньому керівнику про виконання завдання та протягом п’яти банківських днів подає авансовий звіт за встановленою формою у відділ обліку та звітності міської ради. На основі відповідних документів відділ обліку та звітності в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов'язані з перебуванням у відрядженні.

У разі відрядження з метою участі у навчанні працівник подає у відділ кадрової роботи та нагород письмову оцінку проходження зовнішнього навчання (формуляр 3 Інструкції системи управління якістю «Вдосконалення системи перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів виконавчих органів Луцької міської ради»), а в організаційний відділ – методичні матеріали навчання для поповнення бібліотеки.

11.15.  Щорічні відпустки надаються згідно з графіком, який затверджується міським головою щороку до 15 січня. Відпустка оформляється на підставі заяви, погодженої безпосереднім керівником та заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, яка подається на ім'я міського голови у відділ кадрової роботи та нагород не пізніше, ніж за два тижні до початку відпустки. Відпустка оформляється розпорядженням міського голови. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснює відділ кадрової роботи та нагород.

Надання відпусток без збереження заробітної плати здійснюється згідно з розпорядженням міського голови за погодженням з керівниками виконавчих органів міської ради.

11.16.  Керівники підприємств, установ та організацій, що знаходяться у міській комунальній власності, визначають час і порядок використання своєї щорічної відпустки (час початку, поділу на частини тощо) за погодженням з міським головою.

11.17.  З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, може проводитись їх стажування терміном до двох місяців.

Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи відповідного виконавчого органу міської ради, де має відбутися стажування. При цьому необхідна службова записка керівника виконавчого органу на ім’я міського голови, в якій зазначається необхідність проведення такого стажування, посада, на якій пропонується пройти стажування, та терміни проходження стажування. До службової записки додається резюме кандидата на стажування. В разі позитивного вирішення питання стажист подає письмову заяву, погоджену керівником виконавчого органу, в якому буде проходити стажування. Якщо особа працює в іншому виконавчому органі міської ради, заява також погоджується керівником цього виконавчого органу. Якщо особа працює в іншій установі, то необхідна письмова згода керівника установи.

Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку його проходження оформляються розпорядженням міського голови.

Особа, яка не є посадовою особою місцевого самоврядування чи державним службовцем, після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування проходить конкурс в установленому порядку. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у даному конкурсі, але не проходили стажування.

Посадова особа місцевого самоврядування або державний службовець після успішного закінчення стажування можуть бути переведені на службу в органи місцевого самоврядування за розпорядженням міського голови без конкурсного відбору або можуть бути зараховані до кадрового резерву посадових осіб місцевого самоврядування міської ради.

Під час проходження стажування працівник повинен додержуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. На період стажування у виконавчому органі міської ради за стажистом закріплюється посадова особа місцевого самоврядування, відповідальна за стажування.

Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується керівником виконавчого органу, де проводиться стажування. Стажист за час проходження стажування повинен виконати індивідуальний план стажування. Після закінчення стажування стажист подає міському голові доповідну записку про результати стажування, а за основним місцем роботи – стислий письмовий звіт. Керівник виконавчого органу, в якому проводилося стажування, готує висновки щодо можливості використання стажиста на службі в органах місцевого самоврядування. Висновки керівника виконавчого органу зазначаються на бланку виконавчого органу

11.18.  Керівники виконавчих органів міської ради створюють умови для навчання і підвищення кваліфікації працівників. Посадові особи місцевого самоврядування підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах, тощо. Згідно з окремим планом проводиться внутрішнє навчання працівників виконавчих органів міської ради. План навчання готує відділ кадрової роботи та нагород за пропозиціями виконавчих органів міської ради.

11.19.  Відзначення та нагородження працівників виконавчих органів міської ради, трудових колективів міста, окремих громадян за трудові досягнення, активну громадську та благодійну діяльність здійснюється відповідно до Положень про Почесну грамоту міської ради, про відзнаки міського голови, про присвоєння звання «Почесний громадянин міста Луцька». Право подання клопотання про відзначення та нагородження надається міському голові, секретарю міської ради, постійним комісіям Луцької міської ради та депутатам міської ради, керівникам виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності, профспілковим, громадським організаціям.

Виконавчий орган міської ради, до відання, якого належить певна галузь, забезпечує:

- дотримання строків подання клопотань щодо відзначення (відповідно до Положень про відзнаки міського голови та про Почесну грамоту міської ради – за місяць для нагородження Почесною грамотою міської ради, за 20 днів – для вручення відзнак міського голови) з обов’язковим наданням характеристик;

- надання ідентифікаційних кодів осіб, яких пропонується відзначити, відділу обліку та звітності;

- узгодження з міським головою, заступником міського голови, відповідно до розподілу обов’язків, місця, дати та години проведення заходу, сценарного плану;

- інформування осіб, яких запропоновано відзначити, про годину, дату та місце проведення урочистого заходу, їх реєстрацію на заході.

Відділ кадрової роботи та нагород готує розпорядження міського голови про відзначення осіб та надає нагородні матеріали відповідному виконавчому органу міської ради для вручення на урочистому заході; веде облік осіб, підприємств, установ та організацій, яких було нагороджено. Про вручення відзнак вноситься запис до трудової книжки нагородженого працівника за місцем основної роботи.

Відділ обліку та звітності виплачує грошову винагороду особам, яких відзначено. Господарсько-технічний відділ замовляє та здійснює доставку квітів на захід.

11.20.  Від імені міського голови громадянам, трудовим колективам підприємств, установ, організацій може вручатися вітальний адрес. Проекти вітальних адресів готуються виконавчими органами міської ради відповідно до галузевого спрямування та не пізніше як за 5 днів до вручення погоджуються заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

Погоджений текст вітального адресу подається помічнику міського голови, який не пізніше як за 3 дні до вручення організовує друк вітального адресу на бланку встановленого зразка.

Керівник виконавчого органу міської ради узгоджує з міським головою або заступником міського голови дату, годину, місце та сценарний план заходу, на якому передбачається вручення вітального адресу, та передає інформацію про захід в установленому порядку в організаційний відділ для внесення у тижневий план роботи.

 

12. Порядок підготовки і проведення нарад

12.1.  Оперативні наради у міського голови проводяться у другий та четвертий вівторок місяця у залі засідань міської ради. Початок оперативної наради о 08.30.

У разі зміни дати або години проведення оперативної наради організаційний відділ міської ради не пізніше понеділка інформує учасників оперативної наради.

12.2.  Організація проведення оперативної наради у міського голови покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконкому.

12.3.  Підготовка списку учасників оперативної наради, їх реєстрація, розміщення у залі та формування порядку проведення наради покладається на організаційний відділ міської ради.

В оперативній нараді у міського голови беруть участь: секретар міської ради, заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради, керівники відповідних комунальних підприємств, закладів, керівники відповідних місцевих органів виконавчої влади.

12.4.  Перед оперативною нарадою проводиться реєстрація учасників. Список присутніх подається міському голові перед початком наради.

12.5.  Схема розміщення постійних учасників оперативної наради у залі засідань затверджується міським головою.

12.6.  На оперативну нараду за вказівкою міського голови для розгляду окремих питань можуть додатково запрошуватись керівники інших підприємств, установ, організацій міста, працівники виконавчих органів міської ради, депутати міської ради та ін.

12.7.  Організаційний відділ за дорученням заступника міського голови, керуючого справами виконкому готує порядок проведення оперативної наради. Пропозиції щодо питань для розгляду на оперативній нараді подаються міському голові.

Керівник виконавчого органу міської ради, підприємства, закладу, установи, який готує інформацію для розгляду на оперативній нараді, повинен не пізніше 12.00 понеділка подати в організаційний відділ довідку, що відображає суть питання, його аналіз та пропозиції щодо покращення стану справ, а також список осіб, яких доцільно запросити до участі у нараді. Обсяг вищезазначеної інформаційної довідки не повинен перевищувати 2 аркушів формату А4. Довідка повинна містити основні акценти з питання, що розглядається.

Матеріали оперативної наради організаційний відділ подає міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови.

12.8.  Регламент проведення оперативної наради встановлюється міським головою.

12.9.  Організаційний відділ веде, оформлює (впродовж одного дня), узгоджує із заступником міського голови, керуючим справами виконкому та подає на підпис міському голові, зберігає протоколи оперативних нарад, надсилає копії протоколів виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам, закладам міста – виконавцям доручень, а також здійснює контроль за виконанням протокольних доручень.

12.10.  Відділ інформаційної роботи проводить акредитацію журналістів для участі в оперативній нараді.

12.11.  Матеріально-технічне забезпечення та підготовка залу засідань для проведення оперативної наради покладається на господарсько-технічний відділ.

12.12.  Керівники виконавчих органів, підприємств, установ та організацій, яким, відповідно до протоколів оперативних нарад, встановлені завдання, щокварталу до 5 числа місяця наступного за звітним подають в організаційний відділ міської ради інформацію про виконання доручень.

12.13.  Відповідно до розподілу обов’язків заступники міського голови можуть скликати наради для встановлення завдань, організації та проведення відповідних заходів, оперативного контролю за виконанням планів роботи.

12.14.  Організація такої наради, оповіщення її учасників, формування плану проведення та контроль за виконанням встановлених завдань покладається на підрозділ, що відповідає за підготовку наради.

12.15.  У разі необхідності, за вказівкою заступника міського голови, може вестись протокол наради.

Протокол наради оформляється відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим.

12.16.  Керівники виконавчих органів міської ради у встановлені дні проводять наради з працівниками підпорядкованих їм структур з питань основної діяльності виконавчого органу, планування та результатів роботи, дотримання трудової дисципліни тощо.

Визначений керівником працівник виконавчого органу в разі необхідності веде протокол наради. Протокол оформляється та зберігається у виконавчому органі відповідно до Інструкції з діловодства та Номенклатури справ.

 

13.  Організація діяльності робочих органів, що утворюються виконкомом та міським головою

13.1.  Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

13.2.  До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань, включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів міської ради, а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

13.3.  Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

13.4.  Засідання робочого органу скликаються його головою.

13.5.  Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

13.6.  Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо інше не передбачено положенням про робочий орган.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або особа, яка забезпечує здійснення повноважень робочого органу.

13.7.  Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

 

14.  Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

14.1.  Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради здійснюється виконавчими органами міської ради через оновлення офіційного сайту Луцької міської ради та оприлюднення інформаційних матеріалів у засобах масової інформації.

14.2.  З метою відкритості та прозорості відділ інформаційної роботи забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими засобами масової інформації; організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя міста.

14.3.  Керівники виконавчих органів міської ради:

- з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення у засобах масової інформації подають необхідні матеріали у відділ інформаційної роботи за дві доби до запланованого заходу для розміщення їх на офіційному сайті міської ради;

- для оперативного розміщення новин на офіційному сайті міської ради після проведення заходу подають у відділ інформаційної роботи повну, змістовну та об’єктивну інформацію обсягом не більше однієї сторінки формату А4;

- для оприлюднення матеріалів у друкованих засобах масової інформації надають їх у відділ інформаційної роботи в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети;

- готують проекти вітальних адресів з нагоди державних і професійних свят та подають їх у відділ інформаційної роботи в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети.

14.4.  Виконавчі органи міської ради відповідно до Положення про офіційний сайт Луцької міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови, розміщують на офіційному сайті інформацію про діяльність Луцької міської ради та її виконавчого комітету, а також ухвалені міською радою та виконавчим комітетом рішення та розпорядження міського голови, що підлягають оприлюдненню відповідно до чинного законодавства.

 

15. Організація роботи в локальній комп'ютерній мережі та актуалізація сайту Луцької міської ради

15.1.  За організацію роботи в локальній комп’ютерній мережі відповідає відділ програмно-комп’ютерного забезпечення.

15.2.  Кожний виконавчий орган має свою папку у розподіленому мережевому ресурсі (\\192.168.50.8\public\назва виконавчого органу), яка призначена для збереження загальної для всіх інформації та є засобом внутрішньої комунікації для передачі документів і забезпечує розміщення і постійну актуалізацію та знищення інформації відповідно до розподілу ресурсів та компетенції відповідних виконавчих органів міської ради.

15.3.  Інтранет є єдиним простором для зберігання, обміну й доступу до інформації, яка створюється у виконавчих органах міської ради. При застосуванні мережі Інтранет обов’язковою умовою є запуск комунікатора Spark для миттєвого отримання повідомлень щодо роботи у середовищі.

15.4.  За збереження інформації на локальному комп’ютері відповідає користувач цього комп’ютера.

15.5.  Технічний супровід сайту Луцької міської ради здійснює відділ програмно-комп’ютерного забезпечення (співпраця з розробником сайту, підтримка користувачів, надання права доступу, створення нових розділів, надання консультацій).

15.6.  Виконавчі органи міської ради забезпечують:

- актуальність, достовірність та оновлення інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних, з визначеною періодичністю оновлення інформації та у відповідних форматах, згідно з Переліком набору даних, затвердженим розпорядженням міського голови;

- розміщення та оновлення інформації, що стосується їх діяльності.

15.7. Відділ програмно-комп’ютерного забезпечення оприлюднює та забезпечує подальше оновлення на офіційному сайті міської ради та на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних Перелік набору даних, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних.

15.8.  Щосуботи з 14.00 до 18.00 проводяться профілактичні роботи на сервері міської ради, у цей період можливе відключення мережевих ресурсів.

 

16. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

16.1.  Відповідно до розподілу обов’язків між міським головою, заступниками міського голови та секретарем міської ради велика та мала гербові печатки виконкому знаходиться у заступника міського голови, керуючого справами виконкому. На час відсутності заступника міського голови, керуючого справами виконкому, гербова печатка передається особі, яка його заміщує.

16.2.  Великою гербовою печаткою виконкому засвідчуються підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

Малою гербовою печаткою виконкому засвідчуються підписи міського голови, його заступників на посвідченнях членів виконавчого комітету міської ради, службових посвідченнях працівників виконавчих органів міської ради, на посвідченнях, виданих окремим громадянам на підставі рішень виконкому (про право на пільговий проїзд тощо), а також в інших випадках, передбачених чинним законодавством.

16.3.  Печатка міста Луцька, яка призначена для неофіційного використання (скріплення відзнак, вітальних листів тощо) знаходиться у заступника міського голови, керуючого справами виконкому.

16.4.  Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради погоджуються із заступником міського голови, керуючим справами виконкому та виготовлюються самостійно.

16.5.  Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання. Відповідальність за зберігання та правильне використання печаток, штампів несуть особи, в посадових інструкціях яких про це зазначено.

16.6.  Виготовлення бланків виконавчого комітету здійснюється господарсько-технічним відділом відповідно до Інструкції з діловодства.

16.7.  Бланки листів виконкому є бланками суворого обліку і звітності. Номер бланка зазначається зі зворотної сторони.

16.8.  Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснює господарсько-технічний відділ у встановленому порядку.

У виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за використанням бланків та знищення погашених бланків здійснює особа, відповідальна за діловодство.

16.9.  Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови.

 

17. Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення

17.1.  В усіх виконавчих органах міської ради, незалежно від місця їх розташування, встановлюється єдиний режим роботи:

- з понеділка по четвер з 08.30 до 17.30;

- у п'ятницю з 08.30 до 16.15;

- обідня перерва з 13.00 до 13.45.

Для обліку часу працівників, що працюють за змінним графіком роботи, застосовується дотримання норми тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні.

У міській раді ведеться електронний облік робочого часу працівників.

Під час виконання службових обов’язків працівники виконавчих органів міської ради, перебуваючи в службових приміщеннях міської ради, повинні мати при собі посвідчення-ідентифікатори особи, виготовлені за встановленим зразком.

17.2.  У вихідні та святкові дні, а також після завершення робочого часу вхід в адміністративні приміщення міської ради та її виконавчих органів обмежується.

Усі факти перебування у неробочі дні в адмінприміщенні працівників фіксуються в системі електронного обліку робочого часу, а відвідувачів – у відповідному журналі, який зберігається на посту у відповідального чергового.

Прийом відвідувачів у цей період допускається лише через центральний вхід у супроводі працівників виконавчих органів міської ради, які несуть відповідальність за їх перебування у приміщенні.

17.3.  Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради, що не є юридичними особами, а також реалізація заходів щодо утримання в належному стані адміністративних приміщень міської ради та їх комунікацій, забезпечення дотримання в них норм санітарно-гігієнічних вимог та безпеки працівників і відвідувачів, охорона та збереження матеріальних цінностей здійснюється господарсько-технічним відділом.

Забезпечення виконавчих органів міської ради, що не є юридичними особами, оргтехнікою, засобами та комунікаціями зв’язку здійснюється відділом програмно-комп’ютерного забезпечення.

В адміністративних приміщеннях міської ради діє система відеонагляду.

17.4.  Робочі кімнати, розташовані в адміністративних приміщеннях міської ради, у яких зберігаються документи основної діяльності міської ради та виконавчого комітету, значні матеріальні цінності, на неробочий період здаються під охорону. В разі відсутності технічних засобів охорони двері вказаних приміщень опечатуються.

17.5.  Працівники несуть відповідальність за збереження та належне використання службового майна та інших матеріальних цінностей.

 

Заступник міського голови                                         Андрій Киця